Sharepoint, un outil stratégique pour l’entreprise 2.0 ?

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Naissance de Sharepoint : on rembobine !

L’économie de la connaissance. Une expression à la mode derrière laquelle les experts pensent avoir trouvé un remède à la crise. Microsoft est sur le créneau depuis bien plus longtemps. A la fin des années 90, l’avènement du web a amené la compagnie à s’interroger sur la question du partage et la gestion de l’information en entreprise. Après de nombreuses enquêtes auprès des utilisateurs, les équipes de Microsoft ont pu établir un constat simple : les entreprises ont besoin d’un outil qui rend la collaboration simple et rapide entre tous leurs services. La tâche plus ardue est de savoir comment penser cet outil. Cette réflexion a amené Microsoft à sortir la première version de Sharepoint en 2001. Puis une deuxième en 2003, une autre en 2007. La petite dernière date de 2010.

Sharepoint : c’est quoi au juste ?

C’est une plateforme qui permet la gestion de l’information et la collaboration professionnelle. De nombreuses entreprises l’ont maintenant adoptée. Et cela donne déjà lieu à quelques retours d’expériences. Prenons un exemple simple. Un document Powerpoint doit être validé par plusieurs personnes de services différents. S’il est envoyé par mail, on perd un temps fou à consolider les modifications de chacun. Grâce à Sharepoint 2010, on structure la distribution et la validation de ce document sans pour autant alourdir les process. Microsoft a souhaité capitaliser sur l’expérience acquise par l’utilisateur depuis de nombreuses années sur Office. Résultat : une interface est simple d’utilisation qui fonctionne via un navigateur web.

La logique 2.0 au service de l’entreprise

Sharepoint 2010 ne se cantonne pas à l’exemple cité plus haut. Il s’inscrit totalement dans la logique 2.0 du moment. C’est un outil transversal et modulable. Il va s’adapter aux besoins de l’entreprise dans son ensemble. La diversité des métiers n’est plus un frein à son développement. La collaboration entres collègues, voire même avec ses clients, est facilitée par ses multiples fonctionnalités.

Des fonctionnalités à gogo

5 grandes catégories de fonctionnalités sont offertes par Sharepoint 2010. La partie Sites propose de créer facilement de nombreux types de sites web (blog, wiki, portail…) aussi bien en interne qu’en externe. Communities lance l’entreprise dans l’aventure du réseau social. Les salariés seront connectés via cette plateforme 2.0 et pourront améliorer leur travail au quotidien : partage d’idées, recherche d’information… Les applications composites aident à faire face rapidement aux évolutions Métiers sans pour autant créer de la complexité. Elles sont accessibles en libre-service. Le coin Décisionnel englobe des services comme Excel services, Visio Services, Access services (et bien d’autres…). Ils vont permettre un accès à des bases de données non structurées et structurées. Et surtout permettre d’interagir avec elles. Cela offre plus de flexibilité et constitue une aide à la décision précieuse pour tous les salariés. La fonction Contenu permet de créer un cycle de vie de gestion de contenu conforme aux process de l’entreprise tout en offrant une expérience utilisateur confortable. Enfin, Sharepoint 2010, c’est aussi un moteur de recherche intégré, simple d’utilisation et performant. Toute l’entreprise pourra facilement trouver le contenu désiré en quelques clics. Toutes ces fonctionnalités assemblées font de Sharepoint un outil stratégique pour l’entreprise. Il contribue à renforcer son système d’information, à l’optimiser pour plus de productivité globale. A noter que la plupart de ces fonctionnalités existent dans une offre Cloud. Pour plus d’infos : des démos sur Youtube.

Sharepoint, un retour d’expérience

Sharepoint est entré dans la vie du groupe X, le jour où son directeur général a souhaité se doter d’un intranet*. C’était en 2005. La responsable communication et le responsable informatique du groupe X ont été chargés de ce dossier et du site ainsi créé : administration des droits d’accès, actualisation,… Par souhait de la direction générale, cet intranet a une cible extrêmement restreinte : une trentaine de personnes, les directeurs généraux des filiales plus le personnel de la holding et enfin quelques conseils extérieurs. C’est aussi volontairement que ce site est peu fourni. Car l’idée était aussi que les utilisateurs viennent chercher l’information, la proposent et non pas de la pousser vers eux. Les attentes de la direction se sont révélées bien au-delà des attitudes. Enfin animer un site au contenu plus riche nécessiterait des ressources en personnel, une tendance pas très 2.0 !

Pourquoi Sharepoint ?

Le choix s’est porté sur cet outil pour son rapport qualité/prix (environ 1000€ /an pour la licence)au regard des besoins exprimés :

  • donner accès à différents espaces du site à diverses catégories avec un niveau de sécurité défini : les directions mais aussi les correspondants chiffres d’affaires (CA), les correspondants plannings, les acheteurs, les marketeurs.
  • disposer d’un outil de reporting pour le CA de la dizaine de filiales du groupe. Une application particulière a alors été développée. Le CA est saisi chaque mois par l’assistante saisie CA avec des droits limités à cette page !
  • mettre en place un planning hebdomadaire de présence des principaux cadres des 16 filiales. La saisie de ces plannings est soit faite par la personne soit par une assistante qui possède un droit d’accès au planning et au planning uniquement.
  • constituer un annuaire dit « VIP » pour envoyer des cartes de vœux, des invitations à différents évènements organisés par le groupe avec l’historique de ces sollicitations.
  • une page actualités/agenda afin d’ annoncer des évènements du groupe X, les acquisitions de sociétés, les modification de structures, les nominations, des articles de presse …
  • parmi les fonctionnalités disponibles, un outil d’enquête permet de procéder à une évaluation des deux séminaires annuels auprès des participants.
  • mettre à disposition des documents : une newsletter semestrielle, une plaquette annuelle, des articles de presse

Fonctionnalités peu exploitées, collaboration limitée

Parmi celles-ci, le moteur de recherche, les alertes sont assez peu utilisées. Les espaces collaboratifs, le forum en particulier. La cible limitée du site, sa restriction aux directeurs généraux, est sans aucun doute un facteur d’explications. Petit à petit un groupe d’acheteurs s’est fait une petite place sur le site pour échanger leurs fichiers (Excel) de leurs conditions d’achats. Le marketing a, depuis plusieurs mois, aussi son espace. Les personnes de ces services ne l’ont pas, à ce stade, investi. Les tailles différentes des équipes marketing expliquent,peut-être, en partie cet état d’esprit. Tous n’ont pas le même intérêt à échanger des informations, semble t-il, malgré leur appartenance, en majorité, à la génération Y.

Sharepoint 2010 en vue

Pour quelques jours encore, l’intranet est sous la version Share Point 2003.

  • les formulaires de saisie permettent d’actualiser les informations : titre, sujet, date d’expiration, photo ou fichier à joindre
  • la hiérarchisation des infos n’est pas toujours aisée : la dernière information publiée se met au dessus de l’autre.
  • la mise en page n’est pas figée mais permet peu de fantaisie.

La version 2010 promet des qualités graphiques plus développées, une intégration complète avec Office 2010, l’édition de pages web plus souple. Autre avantage : des chargements de documents plus importants de 50 à 100 megas : la banque de photos si cruellement absente va enfin pouvoir exister.

En conclusion

Le bon mot de la fin est laissé à notre prestataire : « Sharepoint est un bon outil quand on veut partager et travailler en collaboratif. Plus fonctionnel que beau, il reste, dans son niveau de gamme, inégalé ». L’outil est au service de l’organisation, pas question d’inverser les rôles.

Sharepoint inégalé : jusqu’à quand?

Microsoft n’est pas le seul sur cette tendance de l’entreprise collaborative. Plusieurs prétendants émergent avec pour objectif de détrôner le leader Sharepoint. On les identifie comme des probables Sharepoint Killers. Certains offrent des versions gratuites très fonctionnelles. Voici quelques outsiders à regarder de plus près…

Alfresco

Box.net

03 source

*Share Point détient 50 à 60 % de part de marché des solutions intranet dans les petites ou grandes entreprises.
(source : www.prescientdigital.com/articles/intranet-articles/intranet-predictions-for-2010)
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