Panorama des outils collaboratifs web 2.0

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3d network connectionsEvelyne Broudoux maître de conférence au CNAM a dressé un panorama complet et complexe des outils collaboratifs gratuits, adaptés à la gestion de projet.

En définissant d’abord en creux le terme de travail collaboratif dans le cadre du web 2.0, elle a ainsi fait la distinction entre travail participatif et coopératif.

Le travail coopératif permet l’élaboration d’une oeuvre finale par la compilation de documents constitués individuellement tandis que dans le cadre du web collaboratif, le travail des acteurs s’organise toujours autour d’un document (augmenté ou simplement modifié) réalisé à plusieurs, selon des régles établies et acceptées par tous les participants.
On désigne ainsi par le terme de « Groupware » (en français Collectique) les méthodes et les outils logiciels  permettant à des utilisateurs de mener un travail en commun à travers les réseaux.

mobile internet série webAujourd’hui, l’informatisation des entreprises est un fait avéré. La numérisation massive des documents  a transformé durablement le fonctionnement des entreprises et l’accès à l’information. Devenues le théatre de domaines disciplinaires qui se regroupent et interagissent, les entreprises “pensent” intercommunicabilité des outils, fluidité de l’information et créent, par là, un véritable écosystème interne.
Le travail collaboratif y est grandement présent et peut faire appel au workflow. Evelyne Broudoux rappelle qu’un workflow peut avoir différentes formes d’organisation avec plus ou moins d’implication des acteurs et que, par expérience, la décision en revient toujours au chef de projet qui porte la responsabilité du livrable.

En tant que spécialiste des espaces sociotechniques de (re)documentarisation et de remédiatisation du web, Evelyne Broudoux  nous a ainsi proposé d’opérer un choix parmi une typologie des solutions collaboratives dont les fonctionnalités ne sont pas égales, ni toutes présentes dans un seul et même outil. Le choix de la solution devra s’opérer selon la nature des besoins collaboratifs du projet.

Exemple d’outils

Parmi ces outils, les Wikis, les plateformes collaboratives tel JamesSpot ou sharepoint permettent de partager des connaissances, des documents, et de travailler en groupe de manière efficace.
Pour opérer un choix parmi les nombreuses solutions du marché, elle nous recommande de consulter le site Grantcraft. Celui-ci permet la sélection d’outils collaboratifs selon une méthode inter-active au cours de laquelle nous sélectionnons les fonctionnalités nécessaires à notre projet.
groupware Avec un focus sur les wikis, des outils très simples d’utilisation, qui peuvent s’intégrer facilement dans un Réseau Social d’Entreprise, Evelyne Broudoux  nous a présentés  wikimatrix, un site essentiel pour choisir un wiki. Ce site recense ainsi toutes  les typologies de wikis  selon  des critères précis (gestion des images, langage, installation en local ou sur serveur,  nombre de  documents à mettre en ligne).
Enfin, Evelyne Broudoux a fait la démonstration en ligne de plusieurs solutions selon leur nature (GED, réseau social, gestion de projet…). L’occasion pour elle de nous recommander, avant de faire un choix définitif, d’essayer les versions gratuites de ces outils afin de bien en mesurer l’intérêt par rapport à nos projets, leurs degrés d’intégration des outils externes tel google drive et leur ergonomie.

 

Exemples de plateformes collaboratives :

Article rédigé par Evelyne, Philippe et Alexandra

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Knowledge Plaza : sauvez, structurez et partagez l’information

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Antoine Perdaens  twitter.com/tlg

Antoine Perdaens  est venu présenter le 10 juin 2011 la société Knowledge Plaza, éditeur d’une ‎solution  collaborative, lors de la dernière journée de la première session 2011 de la formation en ‎gestion de projet web2.0 au CNAM .‎

 

 

Knowledge Plaza  : outil collaboratif  de gestion des ‎connaissances

 
Cet outil est dédié à la gestion interne de l’information et des connaissances en entreprise, et se ‎différencie des outils de GED classiques  grâce à la dimension sociale qu’il apporte par la ‎possibilité de gérer un Réseau social d’entreprise. L’idée est de valoriser aussi bien  les ‎ressources que les personnes. ‎
L’intervenant nous définit en introduction la notion de curation. Il existe un contenu utile sur le web, ‎venant des différents médias sociaux, qui doit être rassemblé, mis en contexte, et transmis à d’autres ‎personnes en un seul endroit afin de limiter le phénomène d’infobésité.‎
L’évolution souhaitable est de pouvoir faire participer d’autres personnes à la curation (1)
Dès les années 90 Antoine Perdaens travaillait au sein d’entreprise de prestations de veille pour des ‎tiers.  Suite à cette expérience il a souhaité monter sa société et proposer un outil répondant aux ‎besoins de l’entreprise en gestion des connaissances axée web.2.0. ‎

Fonctionnalités

KP permet de collecter différents types d’information (documents, liens, contacts, références, ‎emails..), de les organiser et les décrire collectivement (par tags, facette, screenshot, ‎commentaire, pièces jointes, gestion de versionning…).  

 

      Ainsi, la fonction mosaique permet de ‎rassembler des ressources qui seront liées via un    wiki, et celle ci peut ensuite être exportée ‎périodiquement dans un PDF charté à l’image de l’organisation. ‎

Les contenus sont ainsi disponibles dans la « Plaza », la base de connaissances, tandis que le ‎tableau de bord s’occupe de notifier et permet le suivi d’activité des groupes et des personnes de ‎son réseau (à la manière d’un mur de Facebook d’entreprise)

Knowledge Plaza propose des fonctionnalités de recherche avancée dans le contenu de la plate-‎forme, mais vise également à faciliter la recherche sur le web en s’appuyant sur le moteur approprié ‎au type de contenu recherché.‎
Il est ensuite facile de rediffuser cette veille partagée par mail ou via un espace de publication dédié.‎


 

  Découvrez Knowledge Plaza…

  

    Cas client : le PMU

 

 
En choisissant Knowledge Plaza le PMU réussit à mieux partager ses connaissances et à enrichir ‎l’information grâce aux fonctionnalités de travail collaboratif.‎
L’année 2010 a été pour le PMU une année de transition majeure avec l’ouverture à la concurrence du ‎marché français des jeux sur Internet.‎
Ce contexte d’ouverture de marché a renforcé la dimension stratégique de la veille concurrentielle ‎internationale assurée par le Département Veille et Produits (DVP), qui a choisi de se doter d’un ‎logiciel de veille collaborative pour améliorer la dynamique entre information, vision prospective et ‎action.  ‎

   
L’équipe de veille qui diffusait de l’information sous forme d’alertes, d’articles d’analyse, et d’une ‎revue de presse bimensuelle, a su convaincre sa Direction de l’intérêt de se doter d’un outil ‎collaboratif. La facilité de mise en œuvre de l’outil a permis un déploiement en quelques mois. ‎
La réussite de cette mise en place a considérablement été favorisée par l’implication du Management ‎dans ce projet. ‎

  

  Usages

 

 

Le schéma classique est de démarrer avec l’outil de production, puis d’ouvrir la diffusion et ‎d’agrandir le réseau des acteurs qui viendront consommer l’information et l’enrichir. Il est tout à ‎fait possible d’importer des bases déjà existantes. L’information collectée peut également être ‎soumise et retraitée par l’équipe source de veille. ‎
 

L’outil peut être couplé  avec  un outil de collecte d’information type Kbcrawl, avec la ‎solution Lotus Notes, Sharepoint ou encore Alfresco. Il est possible en aval de définir de véritables ‎plateformes ciblées de communication/diffusion ouvertes à des clients internes, ou externes (module ‎KP Communities) sur abonnements.‎
La solution KP est flexible et disponible sous forme d’abonnements selon les fonctionnalités choisies ‎et selon le nombre d’utilisateurs.‎
KP réfléchit aux usages web2.0 afin d’améliorer sa plateforme selon les besoins des clients (ainsi ‎a été introduite la notion de serious game pour développer/fidéliser une communauté en interne,  la ‎fonction d’export via les réseaux sociaux, de « Chat », ou encore un indicateur de présence affiché ‎sur les photographies des utilisateurs).‎

Soizic de Rengervé et François Mahuzies

[1] Curation : Contenu Utile Repéré et Assemblé pour sa Transmission
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