Panorama des outils collaboratifs web 2.0

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3d network connectionsEvelyne Broudoux maître de conférence au CNAM a dressé un panorama complet et complexe des outils collaboratifs gratuits, adaptés à la gestion de projet.

En définissant d’abord en creux le terme de travail collaboratif dans le cadre du web 2.0, elle a ainsi fait la distinction entre travail participatif et coopératif.

Le travail coopératif permet l’élaboration d’une oeuvre finale par la compilation de documents constitués individuellement tandis que dans le cadre du web collaboratif, le travail des acteurs s’organise toujours autour d’un document (augmenté ou simplement modifié) réalisé à plusieurs, selon des régles établies et acceptées par tous les participants.
On désigne ainsi par le terme de « Groupware » (en français Collectique) les méthodes et les outils logiciels  permettant à des utilisateurs de mener un travail en commun à travers les réseaux.

mobile internet série webAujourd’hui, l’informatisation des entreprises est un fait avéré. La numérisation massive des documents  a transformé durablement le fonctionnement des entreprises et l’accès à l’information. Devenues le théatre de domaines disciplinaires qui se regroupent et interagissent, les entreprises “pensent” intercommunicabilité des outils, fluidité de l’information et créent, par là, un véritable écosystème interne.
Le travail collaboratif y est grandement présent et peut faire appel au workflow. Evelyne Broudoux rappelle qu’un workflow peut avoir différentes formes d’organisation avec plus ou moins d’implication des acteurs et que, par expérience, la décision en revient toujours au chef de projet qui porte la responsabilité du livrable.

En tant que spécialiste des espaces sociotechniques de (re)documentarisation et de remédiatisation du web, Evelyne Broudoux  nous a ainsi proposé d’opérer un choix parmi une typologie des solutions collaboratives dont les fonctionnalités ne sont pas égales, ni toutes présentes dans un seul et même outil. Le choix de la solution devra s’opérer selon la nature des besoins collaboratifs du projet.

Exemple d’outils

Parmi ces outils, les Wikis, les plateformes collaboratives tel JamesSpot ou sharepoint permettent de partager des connaissances, des documents, et de travailler en groupe de manière efficace.
Pour opérer un choix parmi les nombreuses solutions du marché, elle nous recommande de consulter le site Grantcraft. Celui-ci permet la sélection d’outils collaboratifs selon une méthode inter-active au cours de laquelle nous sélectionnons les fonctionnalités nécessaires à notre projet.
groupware Avec un focus sur les wikis, des outils très simples d’utilisation, qui peuvent s’intégrer facilement dans un Réseau Social d’Entreprise, Evelyne Broudoux  nous a présentés  wikimatrix, un site essentiel pour choisir un wiki. Ce site recense ainsi toutes  les typologies de wikis  selon  des critères précis (gestion des images, langage, installation en local ou sur serveur,  nombre de  documents à mettre en ligne).
Enfin, Evelyne Broudoux a fait la démonstration en ligne de plusieurs solutions selon leur nature (GED, réseau social, gestion de projet…). L’occasion pour elle de nous recommander, avant de faire un choix définitif, d’essayer les versions gratuites de ces outils afin de bien en mesurer l’intérêt par rapport à nos projets, leurs degrés d’intégration des outils externes tel google drive et leur ergonomie.

 

Exemples de plateformes collaboratives :

Article rédigé par Evelyne, Philippe et Alexandra

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La gestion de projet 2.0 selon Frédéric Cavazza

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La gestion de projet : organisation, méthode et… empirisme

D’après la définition de Wikipédia, la gestion de projet est « une démarche visant à organiser de bout en bout le bon déroulement d’un projet ». Ce bon déroulement s’appuie sur des méthodologies théoriquement très fiables mais force est de constater que dans la pratique la gestion s’effectue plus ou moins de façon empirique. En effet, la stratégie méthodologique ne résout pas le problème central de la gestion de projet. La méthodologie est d’ailleurs fréquemment un prétexte pour éviter de communiquer.

La faillibilité humaine : le noeud du problème

En matière de gestion de projet, la difficulté ne réside pas dans les méthodologies employées mais davantage dans la (non) communication inhérente aux relations humaines parfois conflictuelles (complexité des rapports humains, problème d’égo, d’aspiration, de santé, d’accidents..).

Dans un projet, la réelle variable d’instabilité demeure alors la variable humaine. Le chef de projet gère les problèmes et compense les faiblesses humaines : son rôle est d’orchestrer. L’idée est donc d’apprendre à comprendre l’être humain pour mieux gérer le projet. D’où l’importance de bien définir les rôles, les process et les responsabilités de chacun. Un exemple de gestion de projet réussi auquel a participé Frédéric Cavazza est celui d’un projet en Inde qui, utilisant à la base un modèle CMMI, procure au chef de projet un rôle très social. Ce dernier s’assure essentiellement du bien-être des acteurs dont la feuille de route, les missions et les moyens dont ils disposent sont clairement établis.

S’affranchir des méthodologies « lourdes », se centrer sur la règle des trois constantes…

Les méthodologies de type GANTT (où les jalons ne cessent de se décaler), RUP (où un effort de conceptualisation est nécessaire) ou encore SCRUM, demandent beaucoup d’énergie et de travail. En cas d’imprévus, ces modèles trouvent leurs limites ; la modélisation initiale du projet s’en trouvant bouleversée. Le modèle CMMI, quant à lui, étant basé sur le principe de la capitalisation est intéressant dans sa dimension de cumul de compétences.

Nous retiendrons que le triangle des trois constantes (coût, délais, qualité) demeure le principe de base incontournable de la gestion de projet. Il serait toutefois vain d’espérer que ces trois critères soient optimisés simultanément. En réalité, la réussite tangible du projet est conditionnée par l’anticipation, la planification et la prévention, ce qui permettra alors d’arbitrer de façon efficiente au regard de ces trois constantes.

… et tendre vers le minimalisme ou la méthodologie allégée

Le principe de la méthodologie allégée est l’approche dite du « less for more ». Cette méthode repose sur cinq phases, déclinées en actions, au cours desquelles des livrables synthétiques, précis et fonctionnels seront réalisés afin de faciliter la communication entre les acteurs du projet. Ce minimalisme pragmatique permet une meilleure accessibilité et compréhension, et favorise donc les prises de décisions et validations indispensables à une avancée efficace du projet.

Comme dirait Frédéric Cavazza, mieux vaut un bon schéma (ou dans le cas présent une carte heuristique disponible en version pdf) qu’un discours sujet à interprétations, pour introduire les cinq phases de la méthodologie allégée préconisée par notre intervenant.

Carte heuristique représentant les cinq phases de la méthodologie allégée

 

Quelques ouvrages à avoir dans sa bibliothèque de « chef de projet 2.0 »

Intervention faite par Frédéric Cavazza le 24 novembre 2011 au CNAM Paris – Rédaction : Aurélie Salin et Caroline Fournel

Suivez Frédéric Cavazza sur ses blogs, son twitter ou consultez son slideshare.

 

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Gestion de projet web 2.0, Frédéric Cavazza

Frédéric Cavazza est un consultant et un blogueur réputé. Dans le monde du web 2.0. Plus largement des usages avancés du numérique en entreprise. Il a présenté sa démarche en gestion de projet 2.0 aux étudiants de la formation.

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Frédéric Cavazza est un consultant et un blogueur réputé dans le monde du web 2.0 et des usages avancés du numérique en entreprise. Il a présenté sa démarche en gestion de projet 2.0 à la formation CNAM éponyme.

Souplesse et légèreté

L’entreprise se trouve aujourd’hui plongée dans l’univers du web 2.0, bon gré, mal gré. Dans cet environnement en constante évolution, elle est déboussolée. Car le web 2.0 a profondément transformé les interactions possibles avec le consommateur. Et l’entreprise ne sait pas vraiment comment attaquer cette bête qu’on nomme les médias sociaux. Frédéric Cavazza, expert des interfaces web, nous livre sa vision de la gestion de projet web 2.0. Entre son activité de consultant web freelance et d’extrême bloggeur (pas moins de 7 blogs à son actif !), on comprend vite que Frédéric a de l’énergie à revendre. Son secret : la simplification.

Avant, j’étais Scrum Master…

Quand on parle de projet web, on y associe souvent des termes un peu barbares comme GanttRUP, CMMi, Scrum ou Agile. Ces méthodologies constituent des points de repères valides pour des projets de grande envergure mobilisant la Direction des Systèmes d’Information, voire même toute l’entreprise. En bref, elles fonctionnent lorsqu’on est dans l’environnement d’une SSII.

Mais ça, c’était avant

Elles sont en revanche plus difficilement transposables à des projets de type web 2.0. Le web 2.0 est un écosystème mouvant où les besoins évoluent sans cesse. Par exemple, une marque qui veut être présente sur facebook va découvrir chaque jour de nouveaux outils. L’interface de facebook change sans cesse. Pour faire face à cette obsolescence, il faut faire preuve de plus de flexibilité et donc simplifier les process.

Chef de projet web 2.0 : qui es-tu ?

Sur wikipedia, on peut lire que la gestion de projet, c’est « organiser de bout en bout le bon déroulement d’un projet ». A la lecture, cela paraît être à la portée de tout le monde. Mais la gestion de projet web 2.0 doit être repensée pour s’adapter à ce nouvel environnement. Selon Frédéric, une des qualités principales d’un chef de projet web 2.0 est de savoir communiquer. Il devra élaborer le bon discours, trouver les bons outils pour faire comprendre les enjeux du projet à des acteurs qui n’ont pas le même langage. Son objectif ultime : les fédérer autour du Projet.

Les acteurs du projet web 2.0 : un peu de vocabulaire

La MOA représente le client. La MOE l’ensemble des prestataires qui assurent la production et le développement technique du projet. L’AMOA vient en assistance au MOA et a un rôle de coordination.

Les acteurs du projet web 2.0

Les acteurs du projet web 2.0

Diplomatie, empathie, et une pointe de rigueur

Le chef de projet web 2.0 devra savoir en user pour respecter la seule règle valide pour la gestion de projet 2.0: le triangle coût – qualité – délai. Des arbitrages devront être faits entre ces trois variables pour assurer la viabilité du projet. Et surtout défendre ces choix auprès du client, tâche parfois difficile. Le chef de projet web 2.0 doit être capable de communiquer efficacement avec tous les parties prenantes à chaque étape du projet afin de recueillir leur adhésion et avancer plus sereinement…De la prise de contact avec le client jusqu’à la livraison du projet, il faudra en effet cocher plusieurs cases pour passer à l’étape suivante. 5 grandes phases composent le projet. Il faut garder le cap et faire en sorte que tout le monde reste à bord !

phases projet
Les différentes phases du projet

La phase Acquisition

C’est la réunion de lancement où l’ on prend connaissance de l’historique du client et de son environnement. Les enjeux du projet sont définis ainsi que les acteurs-clés et leurs rôles. Et surtout le client partage les contraintes liées au projet et à intégrer d’emblée. Le « plan projet » synthétise toutes ces infos. Un audit est également réalisé sur l’existant, tout comme un benchmark. Cela aide le client à clarifier son positionnement par rapport à la concurrence.

La phase Définition

Ensuite, via la création d’ ateliers, on échange avec le MOA sur ce qu’il souhaite réaliser. L’objectif étant d’exprimer les besoins et rédiger un cahier des charges. Le plus important est de comprendre l’architecture du projet et de prioriser les besoins. Une clarification a priori est primordiale. Les conseils de Frédéric : on attribue des points aux besoins. Comment ? On multiplie par 2 le nombre de besoins exprimés et on affecte à chacun un note de 1 à 3 pour hiérarchiser leur importance relative. On peut également réaliser une cartographie fonctionnelle du projet et ainsi en donner une représentation macro pour simplifier la compréhension du projet par tous.

La phase Conception

C’est le temps des maquettes et prototypes. Grâce à la rédaction de spécifications fonctionnelles et techniques, on va pouvoir commencer à se projeter et donner une représentation logique et fonctionnelle au projet. On parle de storyboard, zoning, wireframe…

La phase Réalisation

Cette phase doit être accompagnée par des réunions de suivi. On crée différents comités :

  • des comités des pilotages où on réunit tout le monde, au moins 3 sur toute la durée de vie du projet
  • des comités de projets, de fréquence hebdomadaire, généralement avec le MOE pour cibler des points précis
  • des comités de crise quand un problème survient

Toutes ces réunions doivent être encadrées en utilisant des outils basiques comme un ordre du jour, des comptes rendus, et un tableau de bord faisant un état de l’avancement du projet. L’important étant de laisser des traces et se constituer ainsi une base d’archives pour permettre un suivi irréprochable du projet.

Et voilà, c’est fini !

Une fois ces 4 étapes franchies avec succès, place aux tests fonctionnels et techniques. Si tout est concluant, un procès verbal de livraison est rédigé et signé par le client pour libérer le prestataire de son engagement. Et vient le temps du bilan du projet. Délais respectés ? Budget ? Etc. Tout un programme.

Pour faire bonne route : la boite à outils du chef de projet web 2.0

Qui dit nouvelle méthode, dit nouveaux outils. Traçabilité, fluidité, simplicité, voilà quelques exemples d’outils qui vous apporteront tout cela:

  • pour réaliser facilement des maquettes : Balsamic mock-ups
  • pour mettre en place une plateforme collaborative en ligne avec ses clients
  • des outils Bonus : comme doodle, pour faciliter l’organisation de réunions ou encore minutes.io pour rendre simple et efficace la rédaction des compte-rendus
  • à l’heure du digital, revenons au papier avec des outils pratiques et originaux : des pochoirs web 2.0

Un grand merci à Frédéric Cavazza pour nous avoir éclairés sur la fonction de chef de projet web 2.0 en nous livrant sa vision dynamique de cette fonction. Retrouvez le sur twitter, facebook et sur ses blogs.

Bibliographie
  • Rework de Jason Fried et David Heinemeier Hansson (en anglais)
  • Conduite de projet Web avec 3 études de cas de Stéphane BORDAGE avec la contribution de David THÉVENON, Franklin BROUSSE, Laurence DUPAQUIER
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Le consultant projet en web-agency (agence de communication digitale)

Le chef de projet ou de consultant projet en agence de communication digitale (web agency) doit savoir gérer la multiplicité des acteurs et la complexité du support. Nicolas Aimé de Smart Agence a présenté dans le cadre de la formation « Gestion de projet 2.0 » ce métier et sa fonction en web agency.

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Smart Agence est une société de conseil en communication corporate et digitale. Elle réalise des projets Web qui ne sont pas tournés vers la promotion de produits ou services, mais sur la valorisation de l’image de l’entreprise, d’une organisation ou d’un service, vis-à-vis de ses clients ou de ses partenaires.

Nicolas Aimé, directeur de Smart Agence, est venu présenter sa vision du consultant projet, chef de projet web côté MOE.

Lors de la conception d’un projet Web, l’agence digitale, prestataire responsable de la maîtrise d’œuvre, doit mettre en musique le projet du client. Après avoir remporté l’appel d’offre, elle récupère un cahier des charges, plus ou moins bien élaboré, pour en concevoir un livrable, répondant aux besoins du client. L’essentiel de la réussite d’un projet ne se résume pas dans la résolution des problèmes techniques, qui trouvent toujours des solutions. Elle repose essentiellement sur la coopération des différentes composantes humaines du projet. Les relations ainsi créées doivent aboutir à une réelle synergie afin que les compétences de chacun ne s’additionnent pas mais s’enrichissent pour obtenir l’équation 1+1=3.

Du fait de la complexité des systèmes mis en œuvre, cette coopération est capitale pour la réussite d’un projet web. En effet, le média, la technologie se réinventent en permanence, et font évoluer les supports et les usages. Tant qu’il n’est pas livré, un projet est donc susceptible d’évoluer, ce qui ne peut se faire dans une logique de compétition entre les différentes parties.

Le client, l’agence prestataire et les parties prenantes (prestataires, hébergeur, référenceurs…) doivent donc travailler ensemble. Au centre de ce triangle apparait le rôle essentiel du consultant projet.

Le consultant projet

Le consultant projet doit savoir gérer la multiplicité des acteurs et à la complexité du support.

  • Multiplicité des acteurs

Les projets Web impliquent de faire travailler ensemble des métiers et des compétences très divers : journaliste, créatif, développeur, web designer … Ces expertises différentes se retrouvent aussi bien en externe chez le client ou chez les prestataires qu’en interne en agence. Le consultant projet doit amener à faire collaborer chacun dans une logique de construction de projet et non de compétition.

  • Complexité du support

Il est difficile d’appréhender le support digital : Web, web mobile, mail, flux RSS, média sociaux connaissent sans cesse une double révolution. La technologie évoluant en permanence, les usages la suivent et sont sans cesse remis en cause. Dès lors, il faut accepter une prise de risques dans la solution technique. La solution choisie ne sera jamais pérenne, mais la dette technologique doit être minime.

Le consultant projet doit savoir gérer les relations avec son client. Il n’a pas de rôle technique. Il ne doit pas être un spécialiste mais doit au contraire posséder des connaissances sur tous les métiers mis en œuvre pour être en capacité de comprendre ce qui est dit et les enjeux qui en découlent afin de les retranscrire aux décideurs. Véritable chef d’orchestre, sa qualité réside dans sa capacité à créer du relationnel entre tous les acteurs.

Missions et rôle du consultant projet

Il a pour mission de poser le cadre du projet, le tenir et le faire respecter. En effet, le projet doit aboutir à un résultat optimal en respectant les coûts, les délais, la qualité et la performance demandés par le client. Pour cela, il doit pouvoir se reposer sur un cahier des charges bien ficelé. En effet, moins le cahier des charges est clair, moins le projet a de chance d’aboutir en respectant tous les besoins. Il doit être très vigilant sur les délais, en prenant en compte les délais de validation et doit être capable d’établir un planning réaliste. Plus un planning est glissant, plus il devient difficile de motiver une équipe.

Son rôle diffère suivant s’il s’adresse au client ou à son agence.

  • Auprès du client

Il doit relever et analyser les besoins du client, identifier les attentes non définies. Il doit savoir anticiper, être force de proposition, pour pouvoir réorienter, si nécessaire, ses besoins en les enrichissant.

Il doit conduite à terme la réalisation du projet en étant disponible, réactif et rigoureux.

  • Auprès de l’agence

Sur le projet dont il est responsable, il doit assurer la cohérence du projet. Il a un rôle de coordinateur auprès de l’équipe qui intervient sur la mise en œuvre du projet. Il doit assurer le suivi, faire respecter le planning, le budget et le périmètre définis. Il doit tester les livrables et procéder au déploiement du produit

Il doit sans cesse enrichir son expérience en effectuant une veille technologique et sectorielle. Veille technologique pour connaître les nouvelles évolutions. Veille sectorielle sur les métiers de ses clients pour mieux appréhender leurs besoins.

Le profil du consultant projet

Le consultant projet doit posséder des savoirs, de savoirs faire, mais surtout, des savoirs être. Les compétences et le savoir faire s’acquièrent. Le savoir être est plus difficile à travailler mais est la clé principale de la réussite d’un projet.

  • Savoirs

Pour pouvoir mener à bien ses projets, il doit maîtriser les règles élémentaires de la communication écrite et orale. Il doit être un bon pédagogue, auprès des néophytes et des experts. Il doit savoir gérer les conflits qui pourront surgir durant le projet pour qu’ils n’affectent pas sa réalisation. Il sera meilleur s’il connaît également les principes de bases du domaine d’expertise de son agence (e-commerce, communication corporate…) et possède une expérience de gestion de projet.

  • Savoir faire

Il doit connaître les méthodes et techniques de la conduite de projets, savoir évaluer un projet, avoir l’écoute et l’entente suffisantes pour recueillir, analyser et qualifier et reformuler les besoins du client afin d’élaborer des scénarios, des synopsis et des maquettes. Il doit mettre en place des indicateurs de suivi pour éviter que le projet ne dérape et assurer ainsi sa qualité.

Il doit être capable d’appréhender l’entreprise de chacun de ses clients, de connaître son fonctionnement, son histoire, ses compétences et le contexte du projet sur lequel il travaille pour trouver un sens à ce qu’il fait et pouvoir ainsi l’optimiser.

  • Savoir être

Il doit être capable de percevoir les enjeux d’un projet, avoir le goût de l’action et de la réalisation, savoir travailler sous pression, être autonome, polyvalent, rigoureux et organisé.

Son rôle essentiel étant de créer des liens entre les différents acteurs du projet, il doit posséder une grande empathie, la capacité à se mettre à la place de l’autre, et être flexible pour adapter son comportement aux besoins de son interlocuteur. Si l’empathie se travaille, la flexibilité dépend de l’énergie que nous avons ou que nous donnons à un projet. Il doit avoir un bon leadership, une autorité fonctionnelle et non d’expertise, un esprit d’équipe, une force de conviction.

Conclusion

Le rôle du consultant projet est donc essentiel dans la réalisation de la conduite de projet web 2.0. Du fait de la diversité des techniques, il doit raisonner en usage et non en outils. L’outil doit s’adapter aux besoins et non l’inverse.

Les consultants projets peuvent gérer de 3 à 5 projets en simultané. Ces projets ne sont pas affectés en même temps par l’agence qui répartit également entre ces différents consultants les projets de plus ou moins grande ampleur.

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