Google Apps, retour d’expérience

L’adoption de Google Apps a été rapide au sein de Smart Agence pour sa communication et sa collaboration interne. Son coût est perçu comme faible. Le retour d’expérience après 4 années d’usage est positif.

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Contexte

Nicolas Aimé, fondateur et directeur associé de Smart Agence a fait un retour d’expérience à la formation Gestion de projet numérique 2.0 sur l’usage de Google Apps au sein de son agence.

Smart Agence est une web agency de 25 personnes spécialisée en communication digitale « corporate », créée en 2004. Elle  propose 3 types de prestations:

  • Conception de dispositifs digitaux : web/ mobile ;
  • Animation des dispositifs : production de contenus éditoriaux – texte, image, community management ;
  • Accompagnement des clients : formation, coaching.

En 2007, Nicolas  Aimé a décidé de déployer Google Apps comme solution de communication interne.

Fonctionnalités de Google Apps

Google AppsGoogle Apps est un outil en ligne en mode ASP  (Application Service Provider), réplique des outils Google grand public mais sans publicité (donc sans scan des contenus), pour une commercialisation entreprise. Une fois connecté, on arrive sur une interface Gmail (avec une logique cognitive bien différente des autres messageries, basée sur des systèmes de libellés et de fils de conversation).

Google Apps permet la création de documents et une gestion d’agenda partagés entre collaborateurs internes ou externes à l’entreprise. Plusieurs personnes peuvent travailler sur un même document en temps réel, avec un système de versioning automatique. D’autres applications sont intégrées : vidéos, sites.

Pourquoi avoir choisi Google Apps

Smart Agence a démarré avec des outils épars, installés en fonction des préférences de chacun. Suite à plusieurs pertes importantes de boîtes mail et pour des questions d’organisation (notamment mise en place de réunions), il fallait un outil plus fiable. Pour un coût faible (40 € par utilisateur par an), sans achat de licence, sans phase de déploiement, la solution Google Apps était attirante.

Autres intérêts : interface de connexion personnalisable (nom de l’agence dans l’adresse mail + logo) qui harmonise la communication de l’entreprise, capacité de stockage des mails et de fichiers importante (25 Go).

Smart Agence a été une des premières entreprises en France à faire ce choix en 2007.

Déploiement interne

Google DocsL’adoption a été rapide, même si certains collaborateurs continuent d’utiliser leur client de messagerie couplé à Gmail. Google Apps ne nécessite pas beaucoup d’apprentissage car les fonctionnalités sont très simple. D’autre part :

  • Le paramétrage de la messagerie Gmail permet de retrouver le fonctionnement d’un client de messagerie classique en terme d’organisation mais également au niveau du filtre spam.
  • Le chat est déployé de facto sur tous les postes est est plus sûr que MSN Messenger permet aux collaborateurs de Smart agence de communiquer en temps réel.
  • L’agenda a été rapidement utilisé entre collaborateurs.
  • Google docs a été adopté progressivement, notamment pour les documents en cours de conception, permettant d’éviter les allers-retours d’emails.
  • Avantage de Google Apps par rapport à sa version grand public : pas de publicité, ce qui signifie aussi que le contenu des emails  n’est pas  scanné par Google.

Conclusion : une solution flexible, peu coûteuse qui répond à 80% des besoins

  • Travail en mobilité (on a toujours ses documents quel que soit l’endroit où l’on est, même sans son ordinateur personnel), sans échange d’email, depuis une interface commune.
  • Facile à utiliser, peu coûteuse, elle a été simple à mettre en place.
  • En terme de sécurité et de confidentialité, les données sur le cloud ne sont pas moins sécurisées que celles  hébergées sur des serveurs en internes. Dans ce dernier cas, il aurait fallu gérer les sauvegardes périodiques.
  • Google Apps permet de gérer les droits d’accès de chaque collaborateur pour chacun des modules, par exemple les documents créés sur Google Docs. Cette gestion est centralisée et simple via un tableau de bord  intuitif.

Google Apps est une solution non révolutionnaire mais qui fonctionne très bien. Il répond à 80% des besoins, avec un coût faible et un déploiement facile. Le service est fiable, avec uniquement 2 interruptions de service depuis 2007, dont une d’une demi-journée qui a donné lieu à un remboursement. Smart Agence utilise Google Apps depuis 4 années avec satisfaction. L’outil lui permet de se concentrer sur son coeur de métier sans avoir à gérer une infrastructure de communication en interne.

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