ETUDE DE CAS EN AMOA par Marc LIPPA, ARCTUS

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Marc LIPPA de la société ARCTUS est intervenu le 29 novembre pour nous exposer son approche du pilotage d’un projet intranet actuel côté maîtrise d’ouvrage.

Les missions de la société ARCTUS (= étoile polaire)

Comme son nom l’indique, la première mission de la société Arctus est d’être un guide pour ses clients. Elle les aide en effet à créer de la valeur par le bon usage des technologies de l’information et de la communication (TIC). Elle leur offre une vision stratégique et leur donne les moyens d’anticiper les évolutions des nouvelles technologies.

Arctus intervient comme conseil auprès des entreprises engagées dans des projets liés aux TIC et notamment des projets intranet (90 % de l’activité d’Arctus depuis plus de 10 ans).

Les consultants d’Arctus sont des professionnels issus du monde industriel ou du secteur des services. Ils proposent leurs compétences en maîtrise d’ouvrage déléguée (MOAD), ou en assistance à maitrise d’ouvrage (AMOA), en intégrant à cette approche la maîtrise d’usage (MUE).

Ils peuvent ainsi conduire les projets de leur cadrage initial jusqu’à leur déploiement technique et fonctionnel.

Arctus est à l’initiative de l’Observatoire de l’intranet. Depuis 12 ans, une enquête annuelle est réalisée sur les projets Intranet d’entreprises françaises. Celle-ci analyse la progression de l’Intranet et des technologies de l’information dans les organisations du travail privées et publiques. Cette observation régulière permet de dégager les principales tendances et relève les évolutions significatives.

 

Marc Lippa lors de cette intervention a construit son exposé en cinq points distincts :

  1. Approche systémique
  2. Comprendre l’environnement intranet
  3. Définir les ambitions
  4. Conduire le projet d’évolution de l’intranet
  5. Diagnostic initial et expression des besoins

 

1. Arctus propose une approche systémique de l’intranet

Cette approche systémique intègre :

  • un coté formel : de la stratégie (plans d’actions…) à la structure de l’entreprise (organisation interne, choix techniques…)
  • un côté informel : identité de l’entreprise (façon implicite de faire les choses)

    Arctus : approche systémique

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Comprendre l’environnement d’intranet

La façon de recevoir, stocker, traiter et émettre de l’information a totalement évolué ces dernières années. L’entreprise doit faire évoluer ses outils, ses usages et ses managements afin de s’adapter à l’intranet.

L’évolution d’internet amène les employés à attendre plus de leur intranet. Ils le veulent centré sur l’utilisateur, accessible et simple d’utilisation, tout comme ce qu’ils utilisent dans le privé.

Enfin l’entreprise doit prendre en compte les différences entre les générations installées et les natifs du numérique.

 

3. Comment définir ses ambitions

L’utilisateur est devenu aujourd’hui un élément central de l’intranet, il faut donc identifier ses besoins, ajouter l’aspect social aux aspects communication et collaboration afin de centrer l’intranet sur l’utilisateur. Le Réseau Social d’Entreprise (RSE) est pour cela une approche novatrice centrée sur les individus, il permet entre autre de :

  • valoriser l’identité des utilisateurs
  • exprimer son identité : expériences, activités, centres d’intérêt…
  • partager et identifier des informations
  • échanger simplement
  • collaborer par une concertation entre des individus
  • échanger avec une personne, un groupe ou l’ensemble du réseau
  • donner une vision personnelle du réseau
  • établir une relation avec des individus ayant des intérêts communs
  • effectuer un suivi personnalisé de l’activité du réseau

Cette spécificité implique de nombreux changements dans les pratiques avec de nouvelles formes de communication, de partage et de recherche d’information.

 

Arctus : principes directeurs, ajout de la couche sociale

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Comment conduire le projet d’évolution de l’intranet

La conduite de projet se fait en 6 grandes étapes. Ce processus doit être testé plusieurs fois afin qu’il reste conforme aux demandes initiales.

Arctus : les étapes d'un projet intranet 2.0

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dans le cadrage stratégique, trois acteurs ont un rôle qui prend plus au moins d’envergure selon les étapes :

  • MOA : la maîtrise d’ouvrage
  • MOE : la maîtrise d’œuvre
  • MUE : la maîtrise d’usage, elle doit être impliquée dans tout le projet

 

5. Le Diagnostic initial et l’expression des besoins

Cette étape de l’analyse de l’existant permet de déterminer la réalité de l’intranet et ses perspectives d’évolution sous six angles différents :

  • Les contenus
  • Les fonctionnalités
  • L’ergonomie
  • L’identité / graphisme
  • L’interactivité
  • L’efficience

Un dispositif d’écoute mis en place permettra de faire remonter les données nécessaires à la bonne compréhension de l’intranet. Il se compose de trois éléments :

  • Enquête en ligne ouverte pendant 3 semaines (image quantitative & qualitative de l’état initial du projet)
  • Focus groupe (Identification des attentes et des « produits d’appel », sensibilisation au projet, Orientations de l’organisation de la contribution)
  • Entretiens individuels (Identification des attentes et des « produits d’appel », sensibilisation au projet, prise en compte d’éléments spécifiques à un service/direction)

 

Cet exposé a été très riche d’enseignement, il peut être complété par les documents mis en ligne par Arctus, notamment en ce qui concerne l’observatoire de l’intranet qui est un réel indicateur pour l’évolution de l’intranet :

http://fr.slideshare.net/Documation-Reed/arctus-observatoire-de-lintranet-panorama-2011

http://observatoire-intranet.com/

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