Regards croisés sur Knowledge Plaza

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Grégory Culpin, directeur commercial de Knowledge Plaza depuis sa création il y a six ans, est venu présenter au sein de la formation Gestion de projet 2.0 du Cnam son outil et leurs méthodes de mise en œuvre.

Knowledge Paza (à la fois nom de la société et de l’outil) est un éditeur de logiciel – né de l’imagination d’Antoine Perdaens – dont le siège est situé en Belgique mais qui dispose d’un bureau à Paris et s’ouvre vers la Suisse.

Comme produit d’appel, Knowledge Plaza dispose de “Sphere”, environnement CRM, qui permet d’échanger des contenus et de partager de la veille de façon structurée (avec mots clés et tags notamment), chaque utilisateur disposant de son propre environnement.

Aperçu de Sphere

Knowledge Plaza étant intervenu au sein de cette formation dans les promotions précédentes, plusieurs anciens éléves ont donc déja détaillé les fonctionnalités de la plateforme. Aussi nous avons préféré donner nos impressions plutôt qu’un simple compte-rendu de cours.
 

Une belle démonstration [Nolwenn]

Après de nombreux cours théoriques sur le travail collaboratif, vient, un peu tard dans la formation selon moi, l’intervention de Knowledge Plaza… Remplaçant à la dernière minute Antoine Perdaens, Grégory Culpin s’en sort avec les honneurs, répondant aux nombreuses questions des participants avec les limites liées au secret professionnel.

Knowledge Plaza se veut innovant et l’est, si l’on se fie aux nombreux prix remportés. Les entreprises ne s’y trompent pas et la demande est apparemment au rendez-vous pour cette société qui se permet de refuser les contrats les moins intéressants pour eux. Alors Knowledge Plaza est-il l’outil miracle ? Difficile à dire sur la base d’une intervention de trois heures.

Démonstration à l’appui, le produit se veut simple d’utilisation et surtout complet. Son spectre fonctionnel est large puisqu’il permet un réseau social interne (flux d’activité, notifications, messages privés/chat, profils riches, annuaire…), un Intranet et de la gestion de contenus. Le tout sans perdre son utilisateur. Enfin en théorie, en pratique… à voir ! Un accès à “Sphère” nous a d’ailleurs été donné pendant l’intervention. Pour la prochaine, ce serait mieux avant, histoire qu’on puisse y jeter un œil…

L’intelligence de Knowledge Plaza est de faire utiliser à ses clients son outil dès les prémisses du projet faisant ainsi de la conduite du changement sans trop avoir l’air d’en faire ; la mise en place de l’outil n’étant qu’une infime partie du travail, le plus gros étant le volet communication et animation.

En tout cas le discours est bien rodé. Espérons que les créateurs de Knowledge Plaza ne se reposent pas sur leurs lauriers et continuent à faire évoluer leur outil dans le bon sens.
 

Knowledge Plaza ou la tendance tout en un [Hicham]

Le produit principal vendu par KP n’est pas sa plateforme, il s’agit avant tout d’une promesse de simplicité: récupérer le meilleur du mail, des outils de gestion de connaissances et de l’intranet sans leurs défauts.

Nous sommes nourri d’informations toujours plus nombreuses. Nous nous plaignons souvent de notre boite mail satureé au retour des vacances avec des messages ne nous impliquant pas, de SPAMS de fournisseurs et bien d’autres indésirables.

Dans ce magma d’informations, nous perdons notre temps à trier l’utile de l’inutile, avec le risque de négliger les messages vraiment important.

Pour ce qui est de la gestion des savoirs internes, Il y a peut-être autant de solutions que d’entreprises (postes dédiés, solutions développées en interne, sensibilisation au classement…). Ces solutions peuvent manquer de perennité et de souplesse. Si elles peuvent être efficaces pour les savoirs formels (manuels de formation, process divers…), elles le sont moins pour ce qui est des savoirs informels, échanges avec les clients, événements ponctuels, avis, commentaires…

Enfin, un Intranet développé sur mesure pour l’entreprise peut-aussi être une solution mais il est parfois très cloisonné, donnant la possibilité de consulter des contenus mais pas toujours d’être acteur, la seule possibilité de communiquer se réduisant parfois à envoyer un message au webmaster via un formulaire.

C’est à la croisé de ses solutions présentant des avantages et inconvénients que veut s’imposer KP.

Comme pour le mail, il veut diffuser l’information rapidement mais veut bannir son côté intrusif et fermé. En postant un message ou une question, l’utilisateur permet à son cercle de bénéficier des apports et des réponses des autres, et ce pour une durée indeterminée.

Pour la gestion des connaissances, KP propose de partager les documents et de les classer à travers des tags qui permettront aux collaborateurs de les trouver facilement. Il en va de même pour les messages, commentaires, questions qui pourront aussi être tagués. Le but est de créer une bibliothéque vivante, un wiki d’entreprise ou chaque employé pourra porter sa pierre à l’édifice.

Enfin, comme pour l’intranet, KP propose une interface ergonomique pouvant être personnalisée aux couleurs de l’entreprise. Cette interface dispose d’un moteur de recherche et d’un tableau de bord relativement simple permettant de suivre au mieux l’actualité de la société.

Pour en savoir plus : référenciel Iekco sur KP
L’outil, cet artefact relationnel [Franck]

C’est une évidence, on le sait tous mais à découvrir les fonctionnalités séduisantes de Knowledge Plaza (on aurait pu faire cette remarque pour tout autre solution de plateforme collaborative) on oublierait presque que l’implantation d’un outil de réseau social d’entreprise (cumulant les avantages d’une mutualisation documentaire) n’est pas sans poser des questions de fond dans l’organisation de travail. Il n’est pas anodin que les instances représentatives du personnel (Comité d’entreprise, CHSCT notamment) soient nécessairement consultées à ce sujet. Car cela change les modalités d’accomplissement du travail, les relations professionnelles. Un outil n’est jamais neutre. Même si on vante ses mérites, ses atouts, ses valeurs (mutualisation, optimisation, partage, capitalisation….). Son usage professionnel peut avoir des facettes moins reluisantes :

  • infobésité (alors qu’on nous vend de l’optimisation et de la personnalisation de la « connaissance ») tendance burn-out informationnel,
  • évaluation des contributions comme critère de performance individuelle lors de l’entretien annuel (rarement employée mais on y pense),
  • traçabilité sans réel droit à l’oubli (sous couvert de thésaurisation de la connaissance).

L’outil ne se substitue pas à la culture de management de l’entreprise : difficile d’implémenter un outil coopératif si la nature des échanges reste cloisonnée, atomisée, hiérarchisée… à moins de jouer sur des injonctions paradoxales dont les pratiques managériales ont le secret. Outiller la transversalité nécessite, en amont, une culture partagée des modalités d’échanges, du travail en réseau, de l’horizontalité. Donner du sens est une chose, en avoir les moyens est une autre condition de réussite. Sur quel temps vais-je y consacrer (d’autant plus si je suis déjà « surbooké », sursollicité) ? Quel gain réel vais-je y trouver (si un simple coup de fil suffit) ? Comment mon management de proximité est-il impliqué (d’autant plus s’il est réticent ou contraint) ? Comment faire si peu de collègues adhèrent à ce nouvel outil sensé nous faciliter la vie professionnelle ?… La dynamique d’un réseau social est avant tout une histoire humaine, elle-même imbriquée dans la complexité des dynamiques de groupe. Si l’outil est fonctionnel, ergonomique, intuitif… l’appropriation individuelle et collective est facilitée. Y compris avec Knowledge Plaza. Sachant qu’il sert le reflet de l’organisation managériale de l’entreprise. Pas forcément fonctionnelle, ergonomique, intuitive.

 

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Panorama des outils collaboratifs web 2.0

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3d network connectionsEvelyne Broudoux maître de conférence au CNAM a dressé un panorama complet et complexe des outils collaboratifs gratuits, adaptés à la gestion de projet.

En définissant d’abord en creux le terme de travail collaboratif dans le cadre du web 2.0, elle a ainsi fait la distinction entre travail participatif et coopératif.

Le travail coopératif permet l’élaboration d’une oeuvre finale par la compilation de documents constitués individuellement tandis que dans le cadre du web collaboratif, le travail des acteurs s’organise toujours autour d’un document (augmenté ou simplement modifié) réalisé à plusieurs, selon des régles établies et acceptées par tous les participants.
On désigne ainsi par le terme de « Groupware » (en français Collectique) les méthodes et les outils logiciels  permettant à des utilisateurs de mener un travail en commun à travers les réseaux.

mobile internet série webAujourd’hui, l’informatisation des entreprises est un fait avéré. La numérisation massive des documents  a transformé durablement le fonctionnement des entreprises et l’accès à l’information. Devenues le théatre de domaines disciplinaires qui se regroupent et interagissent, les entreprises “pensent” intercommunicabilité des outils, fluidité de l’information et créent, par là, un véritable écosystème interne.
Le travail collaboratif y est grandement présent et peut faire appel au workflow. Evelyne Broudoux rappelle qu’un workflow peut avoir différentes formes d’organisation avec plus ou moins d’implication des acteurs et que, par expérience, la décision en revient toujours au chef de projet qui porte la responsabilité du livrable.

En tant que spécialiste des espaces sociotechniques de (re)documentarisation et de remédiatisation du web, Evelyne Broudoux  nous a ainsi proposé d’opérer un choix parmi une typologie des solutions collaboratives dont les fonctionnalités ne sont pas égales, ni toutes présentes dans un seul et même outil. Le choix de la solution devra s’opérer selon la nature des besoins collaboratifs du projet.

Exemple d’outils

Parmi ces outils, les Wikis, les plateformes collaboratives tel JamesSpot ou sharepoint permettent de partager des connaissances, des documents, et de travailler en groupe de manière efficace.
Pour opérer un choix parmi les nombreuses solutions du marché, elle nous recommande de consulter le site Grantcraft. Celui-ci permet la sélection d’outils collaboratifs selon une méthode inter-active au cours de laquelle nous sélectionnons les fonctionnalités nécessaires à notre projet.
groupware Avec un focus sur les wikis, des outils très simples d’utilisation, qui peuvent s’intégrer facilement dans un Réseau Social d’Entreprise, Evelyne Broudoux  nous a présentés  wikimatrix, un site essentiel pour choisir un wiki. Ce site recense ainsi toutes  les typologies de wikis  selon  des critères précis (gestion des images, langage, installation en local ou sur serveur,  nombre de  documents à mettre en ligne).
Enfin, Evelyne Broudoux a fait la démonstration en ligne de plusieurs solutions selon leur nature (GED, réseau social, gestion de projet…). L’occasion pour elle de nous recommander, avant de faire un choix définitif, d’essayer les versions gratuites de ces outils afin de bien en mesurer l’intérêt par rapport à nos projets, leurs degrés d’intégration des outils externes tel google drive et leur ergonomie.

 

Exemples de plateformes collaboratives :

Article rédigé par Evelyne, Philippe et Alexandra

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Le codesign comme méthode de créativité collective

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Grégoire Serikoff, designer et facilitateur, nous a fait vivre un cours sur la créativité collective et les méthodes d’approche collaboratives, grâce à une pédagogie participative. Cet article se veut à l’image de son intervention : basée sur l’écoute, visuelle, textuelle, coopérative.

« La réussite d’une démarche de codesign ne s’évalue pas uniquement sur le résultat mais également sur la qualité de l’expérience qui a conduit à ce résultat »

 

Tableau_collectif-2014
Résultat de la séance collective sur le tableau

Le codesign est une méthode d’accélération d’innovation qui implique comme l’a fait Greg dans son cours, des animations et des ateliers. Cette mise en place d’un contexte, l’apport d’outils et la réunion de différents acteurs dans le cadre d’un projet permet de faciliter la conception d’un produit innovant.  Les codesigners sont des facilitateurs, ils permettent ainsi de créer une dynamique de groupe tournée vers la création et la productivité.

Cette façon de travailler a d’abord été utilisée en moyen de secours dans des contextes de crise, ainsi que Greg nous l’a fait remarquer avec Médecins du monde. Pour nous illustrer son propos, il a narré une anecdote autour de la création d’une peluche distribuée par Ikéa, un cœur avec des bras. Grâce à l’implication de chacun dans le projet et dans la réflexion commune autour d’un objet symbolisant le travail collaboratif, un atelier de fabrication a pu ainsi être sauvé de la fermeture.

 

« Echouer vite, échouer souvent, échouer pas cher…! »

 

Ateliers pratiques et pratiques d’ateliers

 

Atelier_groupe-2014
Les participants en plein atelier

À écouter ici, un panorama des techniques d’animations utilisées au cours de cette séance de formation pour aborder le codesign… en faisant du codesign.

 

« Quand on ne prend pas de plaisir, on ne trouve jamais la (bonne) solution »

 

Notions clés

Cette séance très vivante, mêlant atelier pratique et cours plus théorique, ne peut faire l’économie de quelques définitions essentielles sur lesquelles Greg a insisté.

Le codesign en 3 mots : collaboratif, collectif et interdisciplinaire.

Design / by design : ce qui est fait à dessein, ce qui recouvre une intention dans chacun des composants. Le mot même de DESIGN exprime lui même avec concision les idées associées au mot “dessin” et au mot “dessein”. Le dessin est compris comme un mode d’expression  puissant, immédiat, simple et concis. Le “dessein”  ( concevoir et agir à dessein) renvoie à la notion de “forte intention” et de reflexion pratique.

Récursivité : processus dépendant de données en faisant appel à ce même processus sur d’autres données plus simples ; retrouver la caractéristique ou principe directeur d’un projet dans tous ses composants y compris dans son processus de fabrication. Ce qui implique que le ou les codesigners doivent penser la démarche dans ses moindres détails. La démarche également doit avoir les caractéristiques du but à atteindre.

Exemple : construire une maison en lego bleu. Problème : dans la boîte il n’y a que des legos rouge. Une maison est un système avec des composants. Pour obtenir une maison bleue, tous les composants doivent être bleus.

Autre exemple : pour construire une voiture fiable, tous les composants doivent être fiables, la façon même de construire la voiture doit l’être aussi.

Itération ou boucles itératives : repasser sur l’établi à de multiples reprises l’objet sur lequel on travaille en faisant varier les personnes qui vont intervenir dessus.

La conception dans les moindres détails conduit à l’éboration d’un prototype qui ne doit être considéré que, dans premier temps, comme un livrable intermédiaire pour une communauté donné et amenant à des réajustements ultérieurs.

En pratique : on concoit un prototype, on le teste sur une part de la communauté, on analyse et on discrimine les retours (feedbacks), on ajuste, et on recommence sur une autre partie de la communauté. (cf : “un dessin vaut mieux qu’un long discours”).

Pour garder un côté innovant, il ne faut pas demander à tout le monde. Il faut designer sa communauté de contributeurs avec des gens qui vont apporter de la valeur. Une idée rejetée par certains peut revenir par la suite, elle est résiliente.

Design Thinking : concevoir, collaborer et coproduire en un temps limité puis partager les productions.

Le design thinking est une facon d’atteindre un but par plusieurs biais. Le travail peut aboutir sur une charte ou table de la loi (cf post it).

Post-it-2014
Post-it de groupe

 

 

 

 

 

 

 

« Les caractéristiques des grandes choses doivent se retrouver dans les petites »

 

Grégoire Serikoff

Après une formation dans la communication comme journaliste, Greg a travaillé au Ministère des Affaires étrangères, puis à Médecins du monde. Sur le terrain, au travers différentes problématiques, il rencontre les concepts de codesign. Il fallait trouver des solutions très rapidement avec des réponses plus saines.

Greg_Serikoff-2014
Greg et sa peluche Ikea

À la suite, il a travaillé comme consultant indépendant pour des sociétés de conseil (Capgemini, Ernest & Young).

Puis il a monté « The Value Web » qui développe le codesign pour le non-commercial (ONG etc.). Par exemple, pour le forum économique mondial, il prépare notamment des démarches collaboratives.

 

Veille collaborative

 

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Présentation de la plate-forme Knowledge Plaza

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Présentation de

 Knowledge Plaza - "The place beyond search"

 par Antoine Perdaens, créateur et CEO de Knowledge Plaza

 

Jeudi 1er décembre 2011 
 

 

Knowledge Plaza (KP) est une entre prise belge de 15 personnes créée par Antoine Perdaens à partir de l’idée de faciliter le partage de tous types de documents électroniques. Antoine Perdaens nous présente l’outil Knowledge Plaza : une plate-forme de réseau social et de partage des documents fonctionnant en mode SAAS.
Arguments avancés pour le choix d’une solution en mode SAAS (software as a service):
  • Rapidité de déploiement initial…
  • …et des évolutions ultérieures
  • Plus d’indépendance des utilisateurs par rapport à la DSI
  • Décharge la DSI des tâches de sécurité…
  • Economie de bande-passante
  • Mise en place facilitée d’un pilote pour expérimenter la solution
  • Adapté aux utilisations sur les terminaux mobiles

 

Présentation d’un cas client : Choix de KP par le groupe Lafarge

Problématique : permettre le partage des bonnes pratiques entre les entités réparties dans différents pays

Etat des lieux :

– 20 Knowledge Managers
– 600 experts
– 10.000 collaborateurs concernés

Préocupation entreprise : Récolter plus de contenu de valeur / Valoriser la connaissance

Préocupation consommateurs : Trouver rapidement une information pertinente

Diagnostic de KP :

1/ Sortir le partage de l’e-mail
2/ Supprimer les interfaces et formulaires complexes
3/ Simplifier la recherche
4/ Connecter les utilisateurs en réseau pour identifier leur compétences réciproques et s’en servir

Rôle des gestionnaires :

1/ Suivre les experts pour recueillir l’information
2/ Participer au partage : Les échanges entre experts vont générer une masse importante d’information. Le rôle du knowledge manager est de filtrer et capturer l’information pour la recontextualiser.
3/ Personnaliser les flux RSS pour diffuser l’information

Finalité : transmettre une information pertinente décryptée et mise en perspective dans des délais adaptés au public concerné.

Déroulement du projet :

      • 3 mois pour tester et valider l’outil (Compatibilité avec le SI, test de la bande passante, préparation de l’intégration…)
      • 3 mois pour « évangéliser » (on commence la conduite du changement!)
      • 3 mois pour rédiger les spécifications en vue de finaliser l’intégration

Quelques clés du succès de la solution selon KP :

      • Single Sign On : pour ne pas multiplier les mots de passe
      • Intégration portail : Intégrer l’outil KP aux applications exitantes où les utilisateurs se trouvent
      • Repérer l’existant > l’extraire > l’importer à commencer avec du contenu
      • Travail avec la DSI pour l’analyse des besoins de sécurisation des données
      • Réversibilité (garantit par l’appartenance des données et les tests de réverasabilité)

KP constitue, pour le groupe Lafarge, un base de connaissance, un dispositif de veille collaborative, un outil non pas de collecte d’informations (l’outil ne crawl pas le web) , mais de gestion (centralisation, valorisation et diffusion) d’informations.

Autres aspects qui ressortent de la démo de l’outil :
      • La possibilité de  gérer tous types de documents : traitement de texte, pdf, courriel, image, documents provenant d’autres réseaux sociaux, bookmark…
      • L’organisation autour de facettes : une facette est une catégorie qui structure les tags
      • Les mosaic : édition collaborative de pages de contenu. On peut venir ajouter une sélection d’information prise dans KP (système de sélection par panier) ou tout autres types de documents.
      • Recherche par moteur de recherche sur la base des contributions avec filtre par mot-clé et/ou filtre par auteur
      • Recherche sauvegardée.  Permet de paramétrer l’envoi d’alerte. On peut utiliser cette fonction pour éditer une newsletter envoyée à une liste d’utilisateurs prédéfinis.
      • Export des mosaic sous forme de dossiers regroupant les différents contenus attachés
      • Un système de tags qui peuvent être libres de saisie ou encadrés par l’organisme. Les tags peuvent ainsi être gérés dans plusieurs langues.
      • Des espaces (communautés privées ou publiques). Leur sont associé des flux RSS sur la base des tags
        Cela permet de diffuser automatiquement sur une page de la plateforme la liste des informations remontées par tous les autres  utilisateurs.

Les questions-réponses sont sur Elgg

Eric VetHélène D’haene

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Knowledge Plaza : sauvez, structurez et partagez l’information

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Antoine Perdaens  twitter.com/tlg

Antoine Perdaens  est venu présenter le 10 juin 2011 la société Knowledge Plaza, éditeur d’une ‎solution  collaborative, lors de la dernière journée de la première session 2011 de la formation en ‎gestion de projet web2.0 au CNAM .‎

 

 

Knowledge Plaza  : outil collaboratif  de gestion des ‎connaissances

 
Cet outil est dédié à la gestion interne de l’information et des connaissances en entreprise, et se ‎différencie des outils de GED classiques  grâce à la dimension sociale qu’il apporte par la ‎possibilité de gérer un Réseau social d’entreprise. L’idée est de valoriser aussi bien  les ‎ressources que les personnes. ‎
L’intervenant nous définit en introduction la notion de curation. Il existe un contenu utile sur le web, ‎venant des différents médias sociaux, qui doit être rassemblé, mis en contexte, et transmis à d’autres ‎personnes en un seul endroit afin de limiter le phénomène d’infobésité.‎
L’évolution souhaitable est de pouvoir faire participer d’autres personnes à la curation (1)
Dès les années 90 Antoine Perdaens travaillait au sein d’entreprise de prestations de veille pour des ‎tiers.  Suite à cette expérience il a souhaité monter sa société et proposer un outil répondant aux ‎besoins de l’entreprise en gestion des connaissances axée web.2.0. ‎

Fonctionnalités

KP permet de collecter différents types d’information (documents, liens, contacts, références, ‎emails..), de les organiser et les décrire collectivement (par tags, facette, screenshot, ‎commentaire, pièces jointes, gestion de versionning…).  

 

      Ainsi, la fonction mosaique permet de ‎rassembler des ressources qui seront liées via un    wiki, et celle ci peut ensuite être exportée ‎périodiquement dans un PDF charté à l’image de l’organisation. ‎

Les contenus sont ainsi disponibles dans la « Plaza », la base de connaissances, tandis que le ‎tableau de bord s’occupe de notifier et permet le suivi d’activité des groupes et des personnes de ‎son réseau (à la manière d’un mur de Facebook d’entreprise)

Knowledge Plaza propose des fonctionnalités de recherche avancée dans le contenu de la plate-‎forme, mais vise également à faciliter la recherche sur le web en s’appuyant sur le moteur approprié ‎au type de contenu recherché.‎
Il est ensuite facile de rediffuser cette veille partagée par mail ou via un espace de publication dédié.‎


 

  Découvrez Knowledge Plaza…

  

    Cas client : le PMU

 

 
En choisissant Knowledge Plaza le PMU réussit à mieux partager ses connaissances et à enrichir ‎l’information grâce aux fonctionnalités de travail collaboratif.‎
L’année 2010 a été pour le PMU une année de transition majeure avec l’ouverture à la concurrence du ‎marché français des jeux sur Internet.‎
Ce contexte d’ouverture de marché a renforcé la dimension stratégique de la veille concurrentielle ‎internationale assurée par le Département Veille et Produits (DVP), qui a choisi de se doter d’un ‎logiciel de veille collaborative pour améliorer la dynamique entre information, vision prospective et ‎action.  ‎

   
L’équipe de veille qui diffusait de l’information sous forme d’alertes, d’articles d’analyse, et d’une ‎revue de presse bimensuelle, a su convaincre sa Direction de l’intérêt de se doter d’un outil ‎collaboratif. La facilité de mise en œuvre de l’outil a permis un déploiement en quelques mois. ‎
La réussite de cette mise en place a considérablement été favorisée par l’implication du Management ‎dans ce projet. ‎

  

  Usages

 

 

Le schéma classique est de démarrer avec l’outil de production, puis d’ouvrir la diffusion et ‎d’agrandir le réseau des acteurs qui viendront consommer l’information et l’enrichir. Il est tout à ‎fait possible d’importer des bases déjà existantes. L’information collectée peut également être ‎soumise et retraitée par l’équipe source de veille. ‎
 

L’outil peut être couplé  avec  un outil de collecte d’information type Kbcrawl, avec la ‎solution Lotus Notes, Sharepoint ou encore Alfresco. Il est possible en aval de définir de véritables ‎plateformes ciblées de communication/diffusion ouvertes à des clients internes, ou externes (module ‎KP Communities) sur abonnements.‎
La solution KP est flexible et disponible sous forme d’abonnements selon les fonctionnalités choisies ‎et selon le nombre d’utilisateurs.‎
KP réfléchit aux usages web2.0 afin d’améliorer sa plateforme selon les besoins des clients (ainsi ‎a été introduite la notion de serious game pour développer/fidéliser une communauté en interne,  la ‎fonction d’export via les réseaux sociaux, de « Chat », ou encore un indicateur de présence affiché ‎sur les photographies des utilisateurs).‎

Soizic de Rengervé et François Mahuzies

[1] Curation : Contenu Utile Repéré et Assemblé pour sa Transmission
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Sharepoint, un outil stratégique pour l’entreprise 2.0 ?

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Naissance de Sharepoint : on rembobine !

L’économie de la connaissance. Une expression à la mode derrière laquelle les experts pensent avoir trouvé un remède à la crise. Microsoft est sur le créneau depuis bien plus longtemps. A la fin des années 90, l’avènement du web a amené la compagnie à s’interroger sur la question du partage et la gestion de l’information en entreprise. Après de nombreuses enquêtes auprès des utilisateurs, les équipes de Microsoft ont pu établir un constat simple : les entreprises ont besoin d’un outil qui rend la collaboration simple et rapide entre tous leurs services. La tâche plus ardue est de savoir comment penser cet outil. Cette réflexion a amené Microsoft à sortir la première version de Sharepoint en 2001. Puis une deuxième en 2003, une autre en 2007. La petite dernière date de 2010.

Sharepoint : c’est quoi au juste ?

C’est une plateforme qui permet la gestion de l’information et la collaboration professionnelle. De nombreuses entreprises l’ont maintenant adoptée. Et cela donne déjà lieu à quelques retours d’expériences. Prenons un exemple simple. Un document Powerpoint doit être validé par plusieurs personnes de services différents. S’il est envoyé par mail, on perd un temps fou à consolider les modifications de chacun. Grâce à Sharepoint 2010, on structure la distribution et la validation de ce document sans pour autant alourdir les process. Microsoft a souhaité capitaliser sur l’expérience acquise par l’utilisateur depuis de nombreuses années sur Office. Résultat : une interface est simple d’utilisation qui fonctionne via un navigateur web.

La logique 2.0 au service de l’entreprise

Sharepoint 2010 ne se cantonne pas à l’exemple cité plus haut. Il s’inscrit totalement dans la logique 2.0 du moment. C’est un outil transversal et modulable. Il va s’adapter aux besoins de l’entreprise dans son ensemble. La diversité des métiers n’est plus un frein à son développement. La collaboration entres collègues, voire même avec ses clients, est facilitée par ses multiples fonctionnalités.

Des fonctionnalités à gogo

5 grandes catégories de fonctionnalités sont offertes par Sharepoint 2010. La partie Sites propose de créer facilement de nombreux types de sites web (blog, wiki, portail…) aussi bien en interne qu’en externe. Communities lance l’entreprise dans l’aventure du réseau social. Les salariés seront connectés via cette plateforme 2.0 et pourront améliorer leur travail au quotidien : partage d’idées, recherche d’information… Les applications composites aident à faire face rapidement aux évolutions Métiers sans pour autant créer de la complexité. Elles sont accessibles en libre-service. Le coin Décisionnel englobe des services comme Excel services, Visio Services, Access services (et bien d’autres…). Ils vont permettre un accès à des bases de données non structurées et structurées. Et surtout permettre d’interagir avec elles. Cela offre plus de flexibilité et constitue une aide à la décision précieuse pour tous les salariés. La fonction Contenu permet de créer un cycle de vie de gestion de contenu conforme aux process de l’entreprise tout en offrant une expérience utilisateur confortable. Enfin, Sharepoint 2010, c’est aussi un moteur de recherche intégré, simple d’utilisation et performant. Toute l’entreprise pourra facilement trouver le contenu désiré en quelques clics. Toutes ces fonctionnalités assemblées font de Sharepoint un outil stratégique pour l’entreprise. Il contribue à renforcer son système d’information, à l’optimiser pour plus de productivité globale. A noter que la plupart de ces fonctionnalités existent dans une offre Cloud. Pour plus d’infos : des démos sur Youtube.

Sharepoint, un retour d’expérience

Sharepoint est entré dans la vie du groupe X, le jour où son directeur général a souhaité se doter d’un intranet*. C’était en 2005. La responsable communication et le responsable informatique du groupe X ont été chargés de ce dossier et du site ainsi créé : administration des droits d’accès, actualisation,… Par souhait de la direction générale, cet intranet a une cible extrêmement restreinte : une trentaine de personnes, les directeurs généraux des filiales plus le personnel de la holding et enfin quelques conseils extérieurs. C’est aussi volontairement que ce site est peu fourni. Car l’idée était aussi que les utilisateurs viennent chercher l’information, la proposent et non pas de la pousser vers eux. Les attentes de la direction se sont révélées bien au-delà des attitudes. Enfin animer un site au contenu plus riche nécessiterait des ressources en personnel, une tendance pas très 2.0 !

Pourquoi Sharepoint ?

Le choix s’est porté sur cet outil pour son rapport qualité/prix (environ 1000€ /an pour la licence)au regard des besoins exprimés :

  • donner accès à différents espaces du site à diverses catégories avec un niveau de sécurité défini : les directions mais aussi les correspondants chiffres d’affaires (CA), les correspondants plannings, les acheteurs, les marketeurs.
  • disposer d’un outil de reporting pour le CA de la dizaine de filiales du groupe. Une application particulière a alors été développée. Le CA est saisi chaque mois par l’assistante saisie CA avec des droits limités à cette page !
  • mettre en place un planning hebdomadaire de présence des principaux cadres des 16 filiales. La saisie de ces plannings est soit faite par la personne soit par une assistante qui possède un droit d’accès au planning et au planning uniquement.
  • constituer un annuaire dit « VIP » pour envoyer des cartes de vœux, des invitations à différents évènements organisés par le groupe avec l’historique de ces sollicitations.
  • une page actualités/agenda afin d’ annoncer des évènements du groupe X, les acquisitions de sociétés, les modification de structures, les nominations, des articles de presse …
  • parmi les fonctionnalités disponibles, un outil d’enquête permet de procéder à une évaluation des deux séminaires annuels auprès des participants.
  • mettre à disposition des documents : une newsletter semestrielle, une plaquette annuelle, des articles de presse

Fonctionnalités peu exploitées, collaboration limitée

Parmi celles-ci, le moteur de recherche, les alertes sont assez peu utilisées. Les espaces collaboratifs, le forum en particulier. La cible limitée du site, sa restriction aux directeurs généraux, est sans aucun doute un facteur d’explications. Petit à petit un groupe d’acheteurs s’est fait une petite place sur le site pour échanger leurs fichiers (Excel) de leurs conditions d’achats. Le marketing a, depuis plusieurs mois, aussi son espace. Les personnes de ces services ne l’ont pas, à ce stade, investi. Les tailles différentes des équipes marketing expliquent,peut-être, en partie cet état d’esprit. Tous n’ont pas le même intérêt à échanger des informations, semble t-il, malgré leur appartenance, en majorité, à la génération Y.

Sharepoint 2010 en vue

Pour quelques jours encore, l’intranet est sous la version Share Point 2003.

  • les formulaires de saisie permettent d’actualiser les informations : titre, sujet, date d’expiration, photo ou fichier à joindre
  • la hiérarchisation des infos n’est pas toujours aisée : la dernière information publiée se met au dessus de l’autre.
  • la mise en page n’est pas figée mais permet peu de fantaisie.

La version 2010 promet des qualités graphiques plus développées, une intégration complète avec Office 2010, l’édition de pages web plus souple. Autre avantage : des chargements de documents plus importants de 50 à 100 megas : la banque de photos si cruellement absente va enfin pouvoir exister.

En conclusion

Le bon mot de la fin est laissé à notre prestataire : « Sharepoint est un bon outil quand on veut partager et travailler en collaboratif. Plus fonctionnel que beau, il reste, dans son niveau de gamme, inégalé ». L’outil est au service de l’organisation, pas question d’inverser les rôles.

Sharepoint inégalé : jusqu’à quand?

Microsoft n’est pas le seul sur cette tendance de l’entreprise collaborative. Plusieurs prétendants émergent avec pour objectif de détrôner le leader Sharepoint. On les identifie comme des probables Sharepoint Killers. Certains offrent des versions gratuites très fonctionnelles. Voici quelques outsiders à regarder de plus près…

Alfresco

Box.net

03 source

*Share Point détient 50 à 60 % de part de marché des solutions intranet dans les petites ou grandes entreprises.
(source : www.prescientdigital.com/articles/intranet-articles/intranet-predictions-for-2010)
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Google Apps, retour d’expérience

L’adoption de Google Apps a été rapide au sein de Smart Agence pour sa communication et sa collaboration interne. Son coût est perçu comme faible. Le retour d’expérience après 4 années d’usage est positif.

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Contexte

Nicolas Aimé, fondateur et directeur associé de Smart Agence a fait un retour d’expérience à la formation Gestion de projet numérique 2.0 sur l’usage de Google Apps au sein de son agence.

Smart Agence est une web agency de 25 personnes spécialisée en communication digitale « corporate », créée en 2004. Elle  propose 3 types de prestations:

  • Conception de dispositifs digitaux : web/ mobile ;
  • Animation des dispositifs : production de contenus éditoriaux – texte, image, community management ;
  • Accompagnement des clients : formation, coaching.

En 2007, Nicolas  Aimé a décidé de déployer Google Apps comme solution de communication interne.

Fonctionnalités de Google Apps

Google AppsGoogle Apps est un outil en ligne en mode ASP  (Application Service Provider), réplique des outils Google grand public mais sans publicité (donc sans scan des contenus), pour une commercialisation entreprise. Une fois connecté, on arrive sur une interface Gmail (avec une logique cognitive bien différente des autres messageries, basée sur des systèmes de libellés et de fils de conversation).

Google Apps permet la création de documents et une gestion d’agenda partagés entre collaborateurs internes ou externes à l’entreprise. Plusieurs personnes peuvent travailler sur un même document en temps réel, avec un système de versioning automatique. D’autres applications sont intégrées : vidéos, sites.

Pourquoi avoir choisi Google Apps

Smart Agence a démarré avec des outils épars, installés en fonction des préférences de chacun. Suite à plusieurs pertes importantes de boîtes mail et pour des questions d’organisation (notamment mise en place de réunions), il fallait un outil plus fiable. Pour un coût faible (40 € par utilisateur par an), sans achat de licence, sans phase de déploiement, la solution Google Apps était attirante.

Autres intérêts : interface de connexion personnalisable (nom de l’agence dans l’adresse mail + logo) qui harmonise la communication de l’entreprise, capacité de stockage des mails et de fichiers importante (25 Go).

Smart Agence a été une des premières entreprises en France à faire ce choix en 2007.

Déploiement interne

Google DocsL’adoption a été rapide, même si certains collaborateurs continuent d’utiliser leur client de messagerie couplé à Gmail. Google Apps ne nécessite pas beaucoup d’apprentissage car les fonctionnalités sont très simple. D’autre part :

  • Le paramétrage de la messagerie Gmail permet de retrouver le fonctionnement d’un client de messagerie classique en terme d’organisation mais également au niveau du filtre spam.
  • Le chat est déployé de facto sur tous les postes est est plus sûr que MSN Messenger permet aux collaborateurs de Smart agence de communiquer en temps réel.
  • L’agenda a été rapidement utilisé entre collaborateurs.
  • Google docs a été adopté progressivement, notamment pour les documents en cours de conception, permettant d’éviter les allers-retours d’emails.
  • Avantage de Google Apps par rapport à sa version grand public : pas de publicité, ce qui signifie aussi que le contenu des emails  n’est pas  scanné par Google.

Conclusion : une solution flexible, peu coûteuse qui répond à 80% des besoins

  • Travail en mobilité (on a toujours ses documents quel que soit l’endroit où l’on est, même sans son ordinateur personnel), sans échange d’email, depuis une interface commune.
  • Facile à utiliser, peu coûteuse, elle a été simple à mettre en place.
  • En terme de sécurité et de confidentialité, les données sur le cloud ne sont pas moins sécurisées que celles  hébergées sur des serveurs en internes. Dans ce dernier cas, il aurait fallu gérer les sauvegardes périodiques.
  • Google Apps permet de gérer les droits d’accès de chaque collaborateur pour chacun des modules, par exemple les documents créés sur Google Docs. Cette gestion est centralisée et simple via un tableau de bord  intuitif.

Google Apps est une solution non révolutionnaire mais qui fonctionne très bien. Il répond à 80% des besoins, avec un coût faible et un déploiement facile. Le service est fiable, avec uniquement 2 interruptions de service depuis 2007, dont une d’une demi-journée qui a donné lieu à un remboursement. Smart Agence utilise Google Apps depuis 4 années avec satisfaction. L’outil lui permet de se concentrer sur son coeur de métier sans avoir à gérer une infrastructure de communication en interne.

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Wiki en entreprise : du rêve à la réalité

Usages, avantages et limites des wikis en entreprise ? Comment accompagner leur mise en place ? Les intégrer et les mettre au service de la stratégie web de l’entreprise ? Karima Rafes, créatrice de la société BorderCloud, est venu parler WIKI devant les étudiants de la première session de la formation « Gestion de projet numérique 2.0 ». Voici le résumé de son intervention.

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A wiki world par Jaaron
A wiki world par Jaaron sur Flickr

Karima Rafes, créatrice de BorderCloud est intervenue le 5 mai dernier lors de la formation du Cnam, Chef de projet numérique 2.0 sur le thème « Wikis, du rêve à la réalité ». Border Cloud est une société qui valorise et héberge les données de différents clients.

1. Historique

Avant 2006, le web collaboratif connaissait son essor, avec en particulier la folksonomy (taggage par les internautes). On s’est aperçu que les informations étaient beaucoup plus intéressantes lorsque l’on pouvait les lier entre elles. Les wikis ont été reconnus grâce à Wikipédia, encyclopédie en ligne alimentée par les internautes et qui participe à la construction de la connaissance mondiale partagée et libre.

2. Qu’est ce qu’un wiki ?

2.1 Définition et fonctionnement

« Un wiki est un site web dont les pages sont modifiables par les visiteurs afin de permettre l’écriture et l’illustration collaboratives des documents numériques qu’il contient. » (Déf. wikipédia).

Il permet de partager et d’augmenter des connaissances en associant les idées du plus grand nombre. Les contributeurs du wiki peuvent être anonymes, créer des pages avec du contenu en hypertexte, illustrer des pages, créer des catégories ou encore enrichir  et modifier des contenus.

Le principe même de l’anonymat sans autre conséquence que le partage de la connaissance assure la réussite des wikis.

2.2 Les limites

Dans un wiki, chacun peut catégoriser un article et créer de nouvelles classes dans le système de gestion, même si le classement est erroné par l’internaute. De plus, il n’existe pas de système de tags pour retrouver rapidement des articles par thèmatique. Enfin, chacun peut être le coordinateur d’une spécialisation en fonction de son implication … et non de ses connaissances !

D’autre part, chaque wiki possède son propre langage. Ce qui est insupportable pour les ergonomes est aussi un frein à la contribution des internautes. En entreprise, cet aspect ne permet pas la fusion de plusieurs wikis. Il est donc indispensable de définir en amont la solution la mieux adaptée pour éviter de réapprendre à chaque fois un nouveau langage.

La tendance est donc d’utiliser le langage de Wikipédia construit avec la solution logicielle Médiawiki. Ceci étant des solutions payantes existent qui permettent d’éditer dans un wiki depuis Word et de s’affranchir de la connaissance de ces langages.

3. Quelle solution choisir ?

En préalable au choix d’une solution wiki il est nécessaire de se poser les bonnes questions : Pour qui ? Pour quoi ? Avec quels objectifs ? Pour quels résultats visibles ? Dans quelles échéances ?

Il faut avant tout savoir qui va administrer le wiki. Les community manager doivent réaliser une liste des fonctionnalités qu’ils attendent, ainsi que les administrateurs de l’intranet. Les besoins et contraintes du service informatique (protocole…) doivent être définis, tout comme le budget disponible, pour assurer la maintenance et les développements futurs.

Il faut savoir que des centaines de versions de logiciels sont libre d’accès et conçus par des communautés. Un wiki payant proposera quant à lui des services ajoutés comme des solutions de structuration de l’information par exemple l’extraction des connaissances.

Un appel d’offre peut être réalisé  par e-mail avec toutes les spécifications aux fournisseurs et/ou aux communautés qui développent les wikis.

4. Le wiki en entreprise

Pour qu’un wiki en entreprise soit une réussite, il doit s’intégrer dans une stratégie avec des objectifs réels : gagner de l’argent, valoriser ses ressources etc.

4.1 Les fausses idées de l’utilisation d’un wiki en entreprise

  • Economiser de l’argent

Dans la plupart des entreprises où les wikis sont utilisés, les documentalistes et les secrétaires peuvent être supprimées et ne pas être remplacées. Le wiki est alors abandonné et les administrateurs doivent vérifier le contenu et le classer eux-même. L’équipe se retrouve contrainte de désigner un assistant chef de projet pour refaire des tâches de secrétariat, partager les informations et répondre aux questions des utilisateurs. Parfois le stagiaire qui était dédié à ce rôle est remplacé par un community manager qui reprend finalement le rôle d’un documentaliste-administrateur du wiki.

Dans l’exemple d’un compte rendu de réunion, tout le monde le modifiera : le directeur devra relire pour suivre et surveiller le contenu. Le wiki est chronophage.

Un wiki en entreprise doit évoluer, il faut une personne pour le gérer. Il est nécessaire d’intégrer dans l’équipe une personne dédiée au wiki sinon son développement sera vite remis en cause.

  • Partager la connaissance ? Résoudre les problèmes d’organisation ?

Le wiki ne résout pas le problème de rétention d’informations par les individus. Au-delà de 50 personnes dans l’entreprise on constate qu’il est difficile d’avoir accès aux informations essentielles. Par ailleurs, des pages orphelines (sans liens vers d’autres pages) peuvent apparaître et les répertoires remplacés par des pages orphelines, ce qui complique l’accès aux informations. C’est pourquoi, un wiki doit être tenu par une personne qui organise l’information. Le wiki n’est pas la solution la plus simple pour partager ses données en internes.

  • Trouver des idées

L’utilisation du wiki à la manière d’un brainstorming peut amener à générer une avalanche d’idées avec l’impossibilité de les traiter en interne, ce qui crée une frustration pour les salariés qui y ont participé. Au contraire, la participation peut s’avérer très faible et les salariés jugeant alors la direction incompétente.

4.2 L’utilisation du wiki en entreprise

Elle reporte la responsabilité de la créativité dans l’entreprise à ceux qui n’ont pas la possibilité de la traiter. Une entreprise = une communauté wiki

Un wiki est un mode d’organisation du travail qui repose sur la fourniture d’une contribution par individu sans rémunération, sans lien de subordination, sous la tutelle de super utilisateur (basé sur le nombre de contribution).

Les wikis en entreprise demandent :

  1. Que le service informatique soit associé au projet afin d’envisager les évolutions nécessaires pour en assurer la pérennité.
  2. Des outils pour créer des extensions d’alertes afin d’alerter les administrateurs de contributions suspectes : l’authentification des utilisateurs peut devenir indispensable pour spécifier des accès à certaines fonctions, verrouiller des pages…

4.3 Mise en place d’un wiki en entreprise

En entreprise il est indispensable de savoir pour qui et dans quel but on met en place un wiki. Il faut en définir le périmètre, chiffrer les attentes, exprimer les résultats attendus, les échéances et les hommes qui vont le gérer.

Il faut avant tout observer s’il existe des wikis actifs en interne et identifier les hommes et les femmes qui sont derrière ces contributions : leur avis est important car sans eux le wiki ne fonctionnerait pas. Ensuite il faut créer une équipe de 2 personnes (community manager) minimum dédiée à mi-temps ou à plein temps au wiki afin d’en assurer le bon fonctionnement dans la durée. Un des deux community management peut être absent ou devenir démissionnaire.

En cas de réussite d’un wiki dans l’entreprise il est préférable de lui laisser prendre de l’ampleur plutôt que de tenter de rapatrier les informations des autres wikis de l’entreprise. Ces derniers péricliteront naturellement.

4.4 Evaluation d’un wiki

Pour définir si un wiki est actif il faut observer les contributeurs actifs qu’on appelle les « noeuds du réseau » (1 à 2% des utilisateurs) et non pas les pages vues.

4.5 Le wiki pour les clients

Un wiki pour les clients est un outil de Customer Relationship Management (CRM) permettant une communication rapide d’informations de l’entreprise vers ses clients par exemple en mettant en ligne les notices des produits. Une équipe dédiée à la modération et définissant les accès en écriture s’avère donc indispensable.

5. Evolution

Dans un futur proche, l’idéal serait que via Wikipedia les utilisateurs puissent consulter les documents de leur entreprise en utilisant leur navigateur comme un « agent personnel ». L’entreprise choisira les documents à mettre dans une base de données interne reliée à Wikipedia.

SITOGRAPHIE

1. Exemple de wiki

2. Le wiki en entreprise

3. Retour d’expérience

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