Regards croisés sur Knowledge Plaza

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Grégory Culpin, directeur commercial de Knowledge Plaza depuis sa création il y a six ans, est venu présenter au sein de la formation Gestion de projet 2.0 du Cnam son outil et leurs méthodes de mise en œuvre.

Knowledge Paza (à la fois nom de la société et de l’outil) est un éditeur de logiciel – né de l’imagination d’Antoine Perdaens – dont le siège est situé en Belgique mais qui dispose d’un bureau à Paris et s’ouvre vers la Suisse.

Comme produit d’appel, Knowledge Plaza dispose de “Sphere”, environnement CRM, qui permet d’échanger des contenus et de partager de la veille de façon structurée (avec mots clés et tags notamment), chaque utilisateur disposant de son propre environnement.

Aperçu de Sphere

Knowledge Plaza étant intervenu au sein de cette formation dans les promotions précédentes, plusieurs anciens éléves ont donc déja détaillé les fonctionnalités de la plateforme. Aussi nous avons préféré donner nos impressions plutôt qu’un simple compte-rendu de cours.
 

Une belle démonstration [Nolwenn]

Après de nombreux cours théoriques sur le travail collaboratif, vient, un peu tard dans la formation selon moi, l’intervention de Knowledge Plaza… Remplaçant à la dernière minute Antoine Perdaens, Grégory Culpin s’en sort avec les honneurs, répondant aux nombreuses questions des participants avec les limites liées au secret professionnel.

Knowledge Plaza se veut innovant et l’est, si l’on se fie aux nombreux prix remportés. Les entreprises ne s’y trompent pas et la demande est apparemment au rendez-vous pour cette société qui se permet de refuser les contrats les moins intéressants pour eux. Alors Knowledge Plaza est-il l’outil miracle ? Difficile à dire sur la base d’une intervention de trois heures.

Démonstration à l’appui, le produit se veut simple d’utilisation et surtout complet. Son spectre fonctionnel est large puisqu’il permet un réseau social interne (flux d’activité, notifications, messages privés/chat, profils riches, annuaire…), un Intranet et de la gestion de contenus. Le tout sans perdre son utilisateur. Enfin en théorie, en pratique… à voir ! Un accès à “Sphère” nous a d’ailleurs été donné pendant l’intervention. Pour la prochaine, ce serait mieux avant, histoire qu’on puisse y jeter un œil…

L’intelligence de Knowledge Plaza est de faire utiliser à ses clients son outil dès les prémisses du projet faisant ainsi de la conduite du changement sans trop avoir l’air d’en faire ; la mise en place de l’outil n’étant qu’une infime partie du travail, le plus gros étant le volet communication et animation.

En tout cas le discours est bien rodé. Espérons que les créateurs de Knowledge Plaza ne se reposent pas sur leurs lauriers et continuent à faire évoluer leur outil dans le bon sens.
 

Knowledge Plaza ou la tendance tout en un [Hicham]

Le produit principal vendu par KP n’est pas sa plateforme, il s’agit avant tout d’une promesse de simplicité: récupérer le meilleur du mail, des outils de gestion de connaissances et de l’intranet sans leurs défauts.

Nous sommes nourri d’informations toujours plus nombreuses. Nous nous plaignons souvent de notre boite mail satureé au retour des vacances avec des messages ne nous impliquant pas, de SPAMS de fournisseurs et bien d’autres indésirables.

Dans ce magma d’informations, nous perdons notre temps à trier l’utile de l’inutile, avec le risque de négliger les messages vraiment important.

Pour ce qui est de la gestion des savoirs internes, Il y a peut-être autant de solutions que d’entreprises (postes dédiés, solutions développées en interne, sensibilisation au classement…). Ces solutions peuvent manquer de perennité et de souplesse. Si elles peuvent être efficaces pour les savoirs formels (manuels de formation, process divers…), elles le sont moins pour ce qui est des savoirs informels, échanges avec les clients, événements ponctuels, avis, commentaires…

Enfin, un Intranet développé sur mesure pour l’entreprise peut-aussi être une solution mais il est parfois très cloisonné, donnant la possibilité de consulter des contenus mais pas toujours d’être acteur, la seule possibilité de communiquer se réduisant parfois à envoyer un message au webmaster via un formulaire.

C’est à la croisé de ses solutions présentant des avantages et inconvénients que veut s’imposer KP.

Comme pour le mail, il veut diffuser l’information rapidement mais veut bannir son côté intrusif et fermé. En postant un message ou une question, l’utilisateur permet à son cercle de bénéficier des apports et des réponses des autres, et ce pour une durée indeterminée.

Pour la gestion des connaissances, KP propose de partager les documents et de les classer à travers des tags qui permettront aux collaborateurs de les trouver facilement. Il en va de même pour les messages, commentaires, questions qui pourront aussi être tagués. Le but est de créer une bibliothéque vivante, un wiki d’entreprise ou chaque employé pourra porter sa pierre à l’édifice.

Enfin, comme pour l’intranet, KP propose une interface ergonomique pouvant être personnalisée aux couleurs de l’entreprise. Cette interface dispose d’un moteur de recherche et d’un tableau de bord relativement simple permettant de suivre au mieux l’actualité de la société.

Pour en savoir plus : référenciel Iekco sur KP
L’outil, cet artefact relationnel [Franck]

C’est une évidence, on le sait tous mais à découvrir les fonctionnalités séduisantes de Knowledge Plaza (on aurait pu faire cette remarque pour tout autre solution de plateforme collaborative) on oublierait presque que l’implantation d’un outil de réseau social d’entreprise (cumulant les avantages d’une mutualisation documentaire) n’est pas sans poser des questions de fond dans l’organisation de travail. Il n’est pas anodin que les instances représentatives du personnel (Comité d’entreprise, CHSCT notamment) soient nécessairement consultées à ce sujet. Car cela change les modalités d’accomplissement du travail, les relations professionnelles. Un outil n’est jamais neutre. Même si on vante ses mérites, ses atouts, ses valeurs (mutualisation, optimisation, partage, capitalisation….). Son usage professionnel peut avoir des facettes moins reluisantes :

  • infobésité (alors qu’on nous vend de l’optimisation et de la personnalisation de la « connaissance ») tendance burn-out informationnel,
  • évaluation des contributions comme critère de performance individuelle lors de l’entretien annuel (rarement employée mais on y pense),
  • traçabilité sans réel droit à l’oubli (sous couvert de thésaurisation de la connaissance).

L’outil ne se substitue pas à la culture de management de l’entreprise : difficile d’implémenter un outil coopératif si la nature des échanges reste cloisonnée, atomisée, hiérarchisée… à moins de jouer sur des injonctions paradoxales dont les pratiques managériales ont le secret. Outiller la transversalité nécessite, en amont, une culture partagée des modalités d’échanges, du travail en réseau, de l’horizontalité. Donner du sens est une chose, en avoir les moyens est une autre condition de réussite. Sur quel temps vais-je y consacrer (d’autant plus si je suis déjà « surbooké », sursollicité) ? Quel gain réel vais-je y trouver (si un simple coup de fil suffit) ? Comment mon management de proximité est-il impliqué (d’autant plus s’il est réticent ou contraint) ? Comment faire si peu de collègues adhèrent à ce nouvel outil sensé nous faciliter la vie professionnelle ?… La dynamique d’un réseau social est avant tout une histoire humaine, elle-même imbriquée dans la complexité des dynamiques de groupe. Si l’outil est fonctionnel, ergonomique, intuitif… l’appropriation individuelle et collective est facilitée. Y compris avec Knowledge Plaza. Sachant qu’il sert le reflet de l’organisation managériale de l’entreprise. Pas forcément fonctionnelle, ergonomique, intuitive.

 

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