Sharepoint, un outil stratégique pour l’entreprise 2.0 ?

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Naissance de Sharepoint : on rembobine !

L’économie de la connaissance. Une expression à la mode derrière laquelle les experts pensent avoir trouvé un remède à la crise. Microsoft est sur le créneau depuis bien plus longtemps. A la fin des années 90, l’avènement du web a amené la compagnie à s’interroger sur la question du partage et la gestion de l’information en entreprise. Après de nombreuses enquêtes auprès des utilisateurs, les équipes de Microsoft ont pu établir un constat simple : les entreprises ont besoin d’un outil qui rend la collaboration simple et rapide entre tous leurs services. La tâche plus ardue est de savoir comment penser cet outil. Cette réflexion a amené Microsoft à sortir la première version de Sharepoint en 2001. Puis une deuxième en 2003, une autre en 2007. La petite dernière date de 2010.

Sharepoint : c’est quoi au juste ?

C’est une plateforme qui permet la gestion de l’information et la collaboration professionnelle. De nombreuses entreprises l’ont maintenant adoptée. Et cela donne déjà lieu à quelques retours d’expériences. Prenons un exemple simple. Un document Powerpoint doit être validé par plusieurs personnes de services différents. S’il est envoyé par mail, on perd un temps fou à consolider les modifications de chacun. Grâce à Sharepoint 2010, on structure la distribution et la validation de ce document sans pour autant alourdir les process. Microsoft a souhaité capitaliser sur l’expérience acquise par l’utilisateur depuis de nombreuses années sur Office. Résultat : une interface est simple d’utilisation qui fonctionne via un navigateur web.

La logique 2.0 au service de l’entreprise

Sharepoint 2010 ne se cantonne pas à l’exemple cité plus haut. Il s’inscrit totalement dans la logique 2.0 du moment. C’est un outil transversal et modulable. Il va s’adapter aux besoins de l’entreprise dans son ensemble. La diversité des métiers n’est plus un frein à son développement. La collaboration entres collègues, voire même avec ses clients, est facilitée par ses multiples fonctionnalités.

Des fonctionnalités à gogo

5 grandes catégories de fonctionnalités sont offertes par Sharepoint 2010. La partie Sites propose de créer facilement de nombreux types de sites web (blog, wiki, portail…) aussi bien en interne qu’en externe. Communities lance l’entreprise dans l’aventure du réseau social. Les salariés seront connectés via cette plateforme 2.0 et pourront améliorer leur travail au quotidien : partage d’idées, recherche d’information… Les applications composites aident à faire face rapidement aux évolutions Métiers sans pour autant créer de la complexité. Elles sont accessibles en libre-service. Le coin Décisionnel englobe des services comme Excel services, Visio Services, Access services (et bien d’autres…). Ils vont permettre un accès à des bases de données non structurées et structurées. Et surtout permettre d’interagir avec elles. Cela offre plus de flexibilité et constitue une aide à la décision précieuse pour tous les salariés. La fonction Contenu permet de créer un cycle de vie de gestion de contenu conforme aux process de l’entreprise tout en offrant une expérience utilisateur confortable. Enfin, Sharepoint 2010, c’est aussi un moteur de recherche intégré, simple d’utilisation et performant. Toute l’entreprise pourra facilement trouver le contenu désiré en quelques clics. Toutes ces fonctionnalités assemblées font de Sharepoint un outil stratégique pour l’entreprise. Il contribue à renforcer son système d’information, à l’optimiser pour plus de productivité globale. A noter que la plupart de ces fonctionnalités existent dans une offre Cloud. Pour plus d’infos : des démos sur Youtube.

Sharepoint, un retour d’expérience

Sharepoint est entré dans la vie du groupe X, le jour où son directeur général a souhaité se doter d’un intranet*. C’était en 2005. La responsable communication et le responsable informatique du groupe X ont été chargés de ce dossier et du site ainsi créé : administration des droits d’accès, actualisation,… Par souhait de la direction générale, cet intranet a une cible extrêmement restreinte : une trentaine de personnes, les directeurs généraux des filiales plus le personnel de la holding et enfin quelques conseils extérieurs. C’est aussi volontairement que ce site est peu fourni. Car l’idée était aussi que les utilisateurs viennent chercher l’information, la proposent et non pas de la pousser vers eux. Les attentes de la direction se sont révélées bien au-delà des attitudes. Enfin animer un site au contenu plus riche nécessiterait des ressources en personnel, une tendance pas très 2.0 !

Pourquoi Sharepoint ?

Le choix s’est porté sur cet outil pour son rapport qualité/prix (environ 1000€ /an pour la licence)au regard des besoins exprimés :

  • donner accès à différents espaces du site à diverses catégories avec un niveau de sécurité défini : les directions mais aussi les correspondants chiffres d’affaires (CA), les correspondants plannings, les acheteurs, les marketeurs.
  • disposer d’un outil de reporting pour le CA de la dizaine de filiales du groupe. Une application particulière a alors été développée. Le CA est saisi chaque mois par l’assistante saisie CA avec des droits limités à cette page !
  • mettre en place un planning hebdomadaire de présence des principaux cadres des 16 filiales. La saisie de ces plannings est soit faite par la personne soit par une assistante qui possède un droit d’accès au planning et au planning uniquement.
  • constituer un annuaire dit « VIP » pour envoyer des cartes de vœux, des invitations à différents évènements organisés par le groupe avec l’historique de ces sollicitations.
  • une page actualités/agenda afin d’ annoncer des évènements du groupe X, les acquisitions de sociétés, les modification de structures, les nominations, des articles de presse …
  • parmi les fonctionnalités disponibles, un outil d’enquête permet de procéder à une évaluation des deux séminaires annuels auprès des participants.
  • mettre à disposition des documents : une newsletter semestrielle, une plaquette annuelle, des articles de presse

Fonctionnalités peu exploitées, collaboration limitée

Parmi celles-ci, le moteur de recherche, les alertes sont assez peu utilisées. Les espaces collaboratifs, le forum en particulier. La cible limitée du site, sa restriction aux directeurs généraux, est sans aucun doute un facteur d’explications. Petit à petit un groupe d’acheteurs s’est fait une petite place sur le site pour échanger leurs fichiers (Excel) de leurs conditions d’achats. Le marketing a, depuis plusieurs mois, aussi son espace. Les personnes de ces services ne l’ont pas, à ce stade, investi. Les tailles différentes des équipes marketing expliquent,peut-être, en partie cet état d’esprit. Tous n’ont pas le même intérêt à échanger des informations, semble t-il, malgré leur appartenance, en majorité, à la génération Y.

Sharepoint 2010 en vue

Pour quelques jours encore, l’intranet est sous la version Share Point 2003.

  • les formulaires de saisie permettent d’actualiser les informations : titre, sujet, date d’expiration, photo ou fichier à joindre
  • la hiérarchisation des infos n’est pas toujours aisée : la dernière information publiée se met au dessus de l’autre.
  • la mise en page n’est pas figée mais permet peu de fantaisie.

La version 2010 promet des qualités graphiques plus développées, une intégration complète avec Office 2010, l’édition de pages web plus souple. Autre avantage : des chargements de documents plus importants de 50 à 100 megas : la banque de photos si cruellement absente va enfin pouvoir exister.

En conclusion

Le bon mot de la fin est laissé à notre prestataire : « Sharepoint est un bon outil quand on veut partager et travailler en collaboratif. Plus fonctionnel que beau, il reste, dans son niveau de gamme, inégalé ». L’outil est au service de l’organisation, pas question d’inverser les rôles.

Sharepoint inégalé : jusqu’à quand?

Microsoft n’est pas le seul sur cette tendance de l’entreprise collaborative. Plusieurs prétendants émergent avec pour objectif de détrôner le leader Sharepoint. On les identifie comme des probables Sharepoint Killers. Certains offrent des versions gratuites très fonctionnelles. Voici quelques outsiders à regarder de plus près…

Alfresco

Box.net

03 source

*Share Point détient 50 à 60 % de part de marché des solutions intranet dans les petites ou grandes entreprises.
(source : www.prescientdigital.com/articles/intranet-articles/intranet-predictions-for-2010)
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Gestion de projet web 2.0, Frédéric Cavazza

Frédéric Cavazza est un consultant et un blogueur réputé. Dans le monde du web 2.0. Plus largement des usages avancés du numérique en entreprise. Il a présenté sa démarche en gestion de projet 2.0 aux étudiants de la formation.

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Frédéric Cavazza est un consultant et un blogueur réputé dans le monde du web 2.0 et des usages avancés du numérique en entreprise. Il a présenté sa démarche en gestion de projet 2.0 à la formation CNAM éponyme.

Souplesse et légèreté

L’entreprise se trouve aujourd’hui plongée dans l’univers du web 2.0, bon gré, mal gré. Dans cet environnement en constante évolution, elle est déboussolée. Car le web 2.0 a profondément transformé les interactions possibles avec le consommateur. Et l’entreprise ne sait pas vraiment comment attaquer cette bête qu’on nomme les médias sociaux. Frédéric Cavazza, expert des interfaces web, nous livre sa vision de la gestion de projet web 2.0. Entre son activité de consultant web freelance et d’extrême bloggeur (pas moins de 7 blogs à son actif !), on comprend vite que Frédéric a de l’énergie à revendre. Son secret : la simplification.

Avant, j’étais Scrum Master…

Quand on parle de projet web, on y associe souvent des termes un peu barbares comme GanttRUP, CMMi, Scrum ou Agile. Ces méthodologies constituent des points de repères valides pour des projets de grande envergure mobilisant la Direction des Systèmes d’Information, voire même toute l’entreprise. En bref, elles fonctionnent lorsqu’on est dans l’environnement d’une SSII.

Mais ça, c’était avant

Elles sont en revanche plus difficilement transposables à des projets de type web 2.0. Le web 2.0 est un écosystème mouvant où les besoins évoluent sans cesse. Par exemple, une marque qui veut être présente sur facebook va découvrir chaque jour de nouveaux outils. L’interface de facebook change sans cesse. Pour faire face à cette obsolescence, il faut faire preuve de plus de flexibilité et donc simplifier les process.

Chef de projet web 2.0 : qui es-tu ?

Sur wikipedia, on peut lire que la gestion de projet, c’est « organiser de bout en bout le bon déroulement d’un projet ». A la lecture, cela paraît être à la portée de tout le monde. Mais la gestion de projet web 2.0 doit être repensée pour s’adapter à ce nouvel environnement. Selon Frédéric, une des qualités principales d’un chef de projet web 2.0 est de savoir communiquer. Il devra élaborer le bon discours, trouver les bons outils pour faire comprendre les enjeux du projet à des acteurs qui n’ont pas le même langage. Son objectif ultime : les fédérer autour du Projet.

Les acteurs du projet web 2.0 : un peu de vocabulaire

La MOA représente le client. La MOE l’ensemble des prestataires qui assurent la production et le développement technique du projet. L’AMOA vient en assistance au MOA et a un rôle de coordination.

Les acteurs du projet web 2.0

Les acteurs du projet web 2.0

Diplomatie, empathie, et une pointe de rigueur

Le chef de projet web 2.0 devra savoir en user pour respecter la seule règle valide pour la gestion de projet 2.0: le triangle coût – qualité – délai. Des arbitrages devront être faits entre ces trois variables pour assurer la viabilité du projet. Et surtout défendre ces choix auprès du client, tâche parfois difficile. Le chef de projet web 2.0 doit être capable de communiquer efficacement avec tous les parties prenantes à chaque étape du projet afin de recueillir leur adhésion et avancer plus sereinement…De la prise de contact avec le client jusqu’à la livraison du projet, il faudra en effet cocher plusieurs cases pour passer à l’étape suivante. 5 grandes phases composent le projet. Il faut garder le cap et faire en sorte que tout le monde reste à bord !

phases projet
Les différentes phases du projet

La phase Acquisition

C’est la réunion de lancement où l’ on prend connaissance de l’historique du client et de son environnement. Les enjeux du projet sont définis ainsi que les acteurs-clés et leurs rôles. Et surtout le client partage les contraintes liées au projet et à intégrer d’emblée. Le « plan projet » synthétise toutes ces infos. Un audit est également réalisé sur l’existant, tout comme un benchmark. Cela aide le client à clarifier son positionnement par rapport à la concurrence.

La phase Définition

Ensuite, via la création d’ ateliers, on échange avec le MOA sur ce qu’il souhaite réaliser. L’objectif étant d’exprimer les besoins et rédiger un cahier des charges. Le plus important est de comprendre l’architecture du projet et de prioriser les besoins. Une clarification a priori est primordiale. Les conseils de Frédéric : on attribue des points aux besoins. Comment ? On multiplie par 2 le nombre de besoins exprimés et on affecte à chacun un note de 1 à 3 pour hiérarchiser leur importance relative. On peut également réaliser une cartographie fonctionnelle du projet et ainsi en donner une représentation macro pour simplifier la compréhension du projet par tous.

La phase Conception

C’est le temps des maquettes et prototypes. Grâce à la rédaction de spécifications fonctionnelles et techniques, on va pouvoir commencer à se projeter et donner une représentation logique et fonctionnelle au projet. On parle de storyboard, zoning, wireframe…

La phase Réalisation

Cette phase doit être accompagnée par des réunions de suivi. On crée différents comités :

  • des comités des pilotages où on réunit tout le monde, au moins 3 sur toute la durée de vie du projet
  • des comités de projets, de fréquence hebdomadaire, généralement avec le MOE pour cibler des points précis
  • des comités de crise quand un problème survient

Toutes ces réunions doivent être encadrées en utilisant des outils basiques comme un ordre du jour, des comptes rendus, et un tableau de bord faisant un état de l’avancement du projet. L’important étant de laisser des traces et se constituer ainsi une base d’archives pour permettre un suivi irréprochable du projet.

Et voilà, c’est fini !

Une fois ces 4 étapes franchies avec succès, place aux tests fonctionnels et techniques. Si tout est concluant, un procès verbal de livraison est rédigé et signé par le client pour libérer le prestataire de son engagement. Et vient le temps du bilan du projet. Délais respectés ? Budget ? Etc. Tout un programme.

Pour faire bonne route : la boite à outils du chef de projet web 2.0

Qui dit nouvelle méthode, dit nouveaux outils. Traçabilité, fluidité, simplicité, voilà quelques exemples d’outils qui vous apporteront tout cela:

  • pour réaliser facilement des maquettes : Balsamic mock-ups
  • pour mettre en place une plateforme collaborative en ligne avec ses clients
  • des outils Bonus : comme doodle, pour faciliter l’organisation de réunions ou encore minutes.io pour rendre simple et efficace la rédaction des compte-rendus
  • à l’heure du digital, revenons au papier avec des outils pratiques et originaux : des pochoirs web 2.0

Un grand merci à Frédéric Cavazza pour nous avoir éclairés sur la fonction de chef de projet web 2.0 en nous livrant sa vision dynamique de cette fonction. Retrouvez le sur twitter, facebook et sur ses blogs.

Bibliographie
  • Rework de Jason Fried et David Heinemeier Hansson (en anglais)
  • Conduite de projet Web avec 3 études de cas de Stéphane BORDAGE avec la contribution de David THÉVENON, Franklin BROUSSE, Laurence DUPAQUIER
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